Quer aprender como criar um KPI eficiente para a sua empresa? Então você chegou ao lugar certo. Primeiro, vamos a uma definição básica do que é um KPI. Essa é a sigla para key performance indicator, ou indicador-chave de performance.
Esses indicadores são ferramentas para medir a eficácia do negócio em relação aos seus processos e desempenho. Além disso, servem para apoiar e embasar a tomada de decisão do gestor quanto ao planejamento estratégico.
Vale ressaltar que não importa se você tem uma pequena empresa com poucos ou nenhum funcionário. Analisar esses indicadores é fundamental para que você consiga otimizar os processos continuamente.
E aí, vamos adiante na discussão? Ao longo do artigo, vamos tirar todas as suas dúvidas e mostrar, passo a passo, como criar KPIs na sua empresa.
Por que criar um KPI
No livro Key Performance Indicators (John Wiley & Sons, 2010), David Parmenter afirma que os KPIs são “um conjunto de medidas com foco nos aspectos do desempenho organizacional que são os mais críticos para o sucesso atual e futuro da empresa”.
E existem boas razões para desenvolver KPIs para a empresa. Afinal, esses indicadores ajudam a estabelecer o planejamento estratégico e alcançar as metas organizacionais.
Para você entender melhor a importância desse recurso, confira, na sequência, quatro motivos para criar um KPI.
1. Para mapear a situação real do negócio
Acompanhar indicadores é a única maneira de garantir que você esteja por dentro da situação real da empresa.
A partir dos números, é possível avaliar o desempenho dos processos internos, das vendas e de qualquer setor que impacte no resultado alcançado no fim do mês.
A criação de KPIs também permite identificar erros e problemas de gestão antes que eles comprometam a saúde do negócio.
2. Para tomar decisões assertivas
Todo gestor quer fazer escolhas certeiras para o seu negócio, concorda? Mas essas decisões não podem ser feitas a partir de “achismos”, e sim com base em números e indicadores.
Nessa hora, o KPI serve como aliado do gestor, pois fornece insights e indica o que vai bem ou mal na empresa.
3. Para validar o planejamento estratégico
O gestor deve colocar à prova seu planejamento estratégico continuamente a fim de identificar a necessidade de mudanças ou confirmar que uma ação está, de fato, proporcionando resultados satisfatórios.
A maneira mais assertiva de fazer isso é por meio do acompanhamento de KPIs, pois eles auxiliam o empreendedor avaliar se as estratégias estão contribuindo para o alcance das metas e objetivos organizacionais.
4. Para desenvolver um negócio bem-sucedido
De forma geral, o KPI orienta sobre o caminho que a empresa deve percorrer para chegar à alta performance.
Em um artigo para a revista Forbes, Louis Mosca, vice-presidente da American Management Services, afirma que o KPI é o guia para ajudar o gestor a obter sucesso nos negócios.
“Dependendo do que você deseja realizar em sua empresa, seus principais indicadores de desempenho podem mudar de acordo com metas, projetos e prazos”, destaca o autor.
Como criar um KPI: passo a passo
Afinal, como criar um KPI eficiente para o negócio? Abaixo, você vai descobrir o passo a passo para definir os indicadores-chave da empresa. Confira.
1. Defina quais processos serão monitorados
Os indicadores-chave estão diretamente ligados ao planejamento estratégico.
Então, o primeiro passo é definir quais setores e processos precisam ser avaliados para confirmar se estão contribuindo para os objetivos traçados no planejamento.
O importante é que esses KPIs sejam úteis para embasar a tomada de decisão quanto aos rumos da empresa.
Tenha em mente que os KPIs vão além de indicadores financeiros, podendo ser aplicados, por exemplo, para avaliar satisfação do cliente, ações de marketing, vendas ou atrasos em entregas, por exemplo.
2. Crie metas e objetivos
Objetivos traduzem o estado desejado pela empresa na futura, ou seja, aonde ela quer chegar.
Metas são números que se deseja alcançar em determinado período de tempo para alcançar os objetivos organizacionais. Por exemplo, aumentar as vendas em 10% nos próximos três meses.
Ter esses dois elementos bem definidos no planejamento estratégico é fundamental para direcionar a criação de KPIs.
Afinal, os indicadores precisam ser úteis para avaliar se as metas foram batidas e se os processos estão em conformidade com os objetivos.
3. Defina indicadores SMART
Chega a hora, então, de estabelecer os indicadores-chave de performance. Aqui a dica é usar a metodologia SMART, sigla para os seguintes critérios necessários para um KPI eficiente:
- Específico (specific)
- Mensurável (measurable)
- Alcançável (attainable)
- Relevante (relevant)
- Prazo (term).
Quando for criar KPIs, portanto, garanta que cada um deles cumpra os requisitos acima. Uma recomendação importante: não crie um grande número de indicadores.
É melhor focar em KPIs que sejam realmente importantes e mensuráveis, contribuindo para a tomada de decisão, do que ter uma infinidade de números para analisar de forma aleatória.
4. Estabeleça a metodologia de coleta e análise de dados
O próximo passo é definir como será a metodologia para usar os KPIs elaborados. E isso tem relação com três elementos centrais:
Coleta de dados
De que forma as informações relativas ao KPI serão reunidas e armazenadas? Será usado um sistema ERP que automatiza essa função e gera relatórios prontos, por exemplo, ou um profissional será responsável por colher dados e registrá-los em uma tabela?
Dica: quanto mais automatizada for a coleta de dados, maior será a confiabilidade das informações.
Responsável
Mesmo que sua equipe seja pequena, é fundamental definir quem será o responsável pela coleta, organização e análise dos KPIs.
Se você atua como microempreendedor individual, também não tem problema.
Nesse caso, inclua a atividade na lista de tarefas obrigatórias.
Periodicidade
Por fim, de quanto em quanto tempo você vai analisar os KPIs?
Não existe uma regra: a avaliação pode ser feita diária, semanal ou mensalmente, por exemplo.
A escolha varia conforme a necessidade de ter dados recentes sobre um processo e da capacidade de coletar e analisar as informações.
Mas garanta que você esteja sempre atualizando a respeito dos números da empresa.
5. Acompanhe resultados
Assim que você tem todos KPIs e métodos definidos, é hora de colocar a mão na massa.
Como vimos no tópico anterior, acompanhar os indicadores continuamente é essencial para garantir que você esteja sempre por dentro da situação da empresa.
E isso, consequentemente, aumenta a frequência com que você gera ideias e soluções para o crescimento do negócio.
Caso você tenha uma equipe, mesmo que pequena, compartilhe as informações extraídas e incentive o debate de ideias.
Também compare os dados obtidos com as análises anteriores para acompanhar a evolução dos processos da empresa.
Agora você já pode criar os primeiro KPIs do seu empreendimento.
Boa sorte nessa jornada.
Ficou com alguma dúvida? Então, fique à vontade para compartilhar nos comentários abaixo.
