Se a expressão “rotinas administrativas” parece monótona para você, está na hora de mudar isso. Além de ser um ótimo organizador de tarefas, elas te ajudarão a ter mais sucesso com a gestão de pessoas e com o controle da sua empresa.
Isso porque a inovação começa nas atividades mais básicas, como um cadastro de cliente ou emissão de boleto. E sem um mapeamento claro dos processos, fica difícil ter isso funcionando 100%, né?
Além disso, ao não prestar atenção nessas funções, você corre o risco de prejudicar o crescimento do negócio e atrapalhar seu desempenho.
Por isso, este artigo é dedicado à melhora da sua gestão cotidiana, com um passo a passo exclusivo para agilizar processos e te ajudar na execução da rotina administrativa de sua empresa.
A seguir, vamos ensinar você a estruturar suas rotinas administrativas em uma estratégia de sucesso!
O que são rotinas administrativas?
Rotinas administrativas são processos sistemáticos que viabilizam as atividades da empresa, desde o mais simples registro até a operação de tecnologias mais complexas. São as funções básicas que movem a empresa e devem ser feitas de acordo com normas, métodos e boas práticas.
Assim como nós planejamos nossas vidas com base na rotina diária, os negócios também devem ser organizados e planejados a partir de atividades padronizadas.
Logo, as rotinas administrativas são o padrão de funcionamento da empresa, que permite prever resultados e manter as tarefas em dia. Suas atividades estão distribuídas, principalmente, entre as áreas comercial, operacional administrativa, financeira e gestão de pessoas (RH).
Mas vale lembrar que cada departamento da empresa tem suas próprias rotinas, inclusive as áreas de vendas, marketing e TI.
Para organizar todas essas funções, as empresas costumam mapear processos para produzir organogramas, manuais e regulamentos internos.
A partir desses documentos, são definidas rotinas administrativas como:
- Cadastro de informações nos sistemas;
- Organização de arquivos, documentos e materiais;
- Operação de equipamentos e tecnologias;
- Controle de entrada e saída de materiais;
- Atendimento telefônico e via e-mail;
- Emissão de recibos, notas fiscais e relatórios;
- Controle de contas a pagar e receber;
- Manutenção da ordem e limpeza nos ambientes;
- Entrega e expedição de materiais diversos.
Esses são apenas alguns exemplos de tarefas corriqueiras dos profissionais de administração, que variam de acordo com o modelo de negócio e área de atuação da empresa.
Importância das rotinas administrativas
As rotinas administrativas devem estar funcionando perfeitamente para uma empresa alcançar o sucesso. Afinal, elas são as engrenagens básicas que movem o negócio — e também as condições mínimas para o crescimento.
Qualquer problema na gestão da empresa prejudica sua capacidade de criar valor, atender às necessidades dos clientes e competir no mercado. Contudo, infelizmente é muito comum que as organizações falhem em definir suas atividades mais básicas.
No Brasil, por exemplo, a alta taxa de mortalidade das empresas é explicada, em parte, pela falta de planejamento das rotinas administrativas.
Segundo o estudo “Causa Mortis: o sucesso e o fracasso das empresas nos primeiros 5 anos de vida”, realizado em 2014 pelo Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), mais da metade dos empreendedores brasileiros fracassaram por não planejar os itens básicos para iniciar suas operações.
Ou seja:, 55% dos empresários não pensaram em como a empresa funcionaria no dia a dia, nem elaboraram um plano de negócios. Além disso, 24% não identificaram as tarefas necessárias e os responsáveis por cada uma delas.
Esses erros são fatais para o negócio e podem continuar por muitos anos nas empresas se a gestão não receber a atenção necessária.
Por isso, você deve cuidar das rotinas administrativas como a base de excelência do negócio onde será erguido o patrimônio da empresa.
Como acelerar as rotinas administrativas?
O termo “rotinas administrativas” não significa que a empresa deve fazer sempre a mesma coisa e do mesmo jeito. Na verdade, a inovação é muito bem-vinda nas suas atividades diárias.
Confira nosso guia exclusivo para acelerar sua gestão!
1. Faça um mapeamento de processos
O primeiro passo para acelerar suas rotinas administrativas é identificar como a empresa funciona e quais processos estão envolvidos.
Para isso, você deve elaborar um fluxograma de processos, detalhando todas as tarefas da gestão e sua ordem de execução.
Mas como mapear um processo? Há várias formas de fazer isso! Por exemplo, você pode criar um diagrama para ilustrar o caminho percorrido a cada pedido, desde o atendimento e trâmites financeiros, passando pelo estoque até a expedição do produto.
Esse guia visual será útil para detectar os possíveis gargalos e erros administrativos para você saber exatamente o que precisa ser melhorado.
2. Crie um quadro organizador de tarefas
Após diagnosticar suas rotinas administrativas, você deverá criar um plano de processos otimizado.
Basicamente, esse plano deve conter um novo fluxograma que evita atrasos, desperdícios e falhas nas atividades básicas da empresa.
Assim, por exemplo, se houver uma falha de comunicação entre o financeiro e a expedição, o problema poderá ser identificado mais rápido, evitando a insatisfação de clientes e sérios problemas para a reputação da empresa.
3. Foque na gestão de pessoas
A capacitação dos colaboradores também é essencial para garantir o fluxo ideal das rotinas administrativas.
Por isso, invista no treinamento e desenvolvimento da sua equipe, focando em métodos e abordagens para melhorar os processos de gestão.
Assim, será mais fácil delegar tarefas e confiar as responsabilidades do seu negócio aos funcionários.
4. Implemente um organizador de tarefas
Definitivamente, você precisa de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, ou ERP, para agilizar a gestão da sua empresa.
Estamos falando de um organizador de tarefas online que concentra todas as rotinas administrativas em um único sistema, automatizando processos e integrando todas as áreas do negócio.
Ao implementar um ERP, você terá acesso fácil a todos os dados da empresa e poderá controlar funções administrativas, financeiras, comerciais, de pessoal e todas as outras atividades na mesma plataforma.
Além disso, as tarefas manuais e repetitivas vão se tornar 100% automáticas, e os colaboradores não terão mais que perder tempo com preenchimento de formulários e emissão de documentos.
5. Invista em tecnologia
O ERP é apenas o básico em tecnologia para gestão, já que você vai precisar de outras ferramentas para turbinar as rotinas administrativas.
No caso da gestão financeira, uma conta digital para Pessoa Jurídica pode ser a solução para fugir da burocracia dos bancos engessados e agilizar o controle do seu fluxo de caixa.
Viu como dá para modernizar até mesmo as tarefas mais habituais do negócio? Então siga essas dicas e acelere sua gestão para crescer mais rápido!
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