Saber como assinar carteira de trabalho digital é um grande passo para o MEI que quer contratar seu primeiro funcionário.
Por lei, o microempreendedor tem direito a admitir um único colaborador para ajudá-lo — o que, na maioria das vezes, é suficiente para impulsionar o negócio e continuar crescendo.
Para ter seu funcionário, você precisa fazer o registro por meio do sistema online disponibilizado pelo governo.
Quer saber como funciona?
Neste texto, vamos ensinar como assinar carteira de trabalho digital em poucos passos, além de esclarecer se você, MEI, também pode ter um emprego registrado dessa forma.
Continue lendo e tire todas as suas dúvidas.
Como assinar carteira de trabalho digital
Se você é MEI e quer saber como assinar a carteira de trabalho digital de um funcionário, siga este passo a passo:
1. Acesse o eSocial
Primeiramente, para contratar um funcionário sendo MEI, você precisa ter acesso ao eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas).
Esse sistema do governo foi criado para simplificar o envio das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias das empresas.
Felizmente, o MEI conta com um módulo simplificado do eSocial, uma versão ainda mais prática e objetiva do sistema.
Para acessar, é só fazer login com sua conta gov.br (CPF e senha) ou entrar com o CPF/CNPJ, código de acesso e senha do portal.
Logo abaixo do formulário de login, você terá uma opção de Primeiro Acesso para criar um código, caso nunca tenha entrado no sistema e não tenha uma conta Gov.br ativa.
2. Reúna as informações e documentos do colaborador
Já com acesso ao eSocial, você só precisa reunir as informações necessárias para registrar o trabalhador.
Isso inclui todos os dados pessoais e informações sobre o contrato de trabalho que você está firmando com ele.
Os dados obrigatórios são:
- Nome, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade
- Número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social — PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público — PASEP
- Data de admissão
- Cargo e função
- Remuneração
- Jornada de trabalho.
Com tudo separado previamente, fica fácil entender como assinar carteira de trabalho digital.
Além disso, é necessário que o colaborador faça o exame médico admissional, que é custeado pelo empregador.
Logo, você deve escolher uma clínica e providenciar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) do seu novo colaborador.
3. Escolha a opção de contratação
Dentro do eSocial, escolha a opção “Empregados” e depois “Admitir/Cadastrar Empregado”.
Então, informe o CPF, data de nascimento e data de admissão, que devem coincidir com os dados da Receita Federal.
Em seguida, indique qual será o local de trabalho.
4. Identifique o trabalhador
Na próxima tela, você deverá preencher as seguintes informações do trabalhador:
- Raça
- Estado civil
- Grau de instrução
- Data de nascimento
- País de nascimento
- UF e município.
Se o empregado tiver dependentes, você também deve inserir os dados deles.
Lembrando que não existe a necessidade de qualquer assinatura do colaborador, mesmo que digital, pois a carteira de trabalho é emitida com base em seu CPF.
5. Preencha as informações do contrato
Agora é o momento de informar os dados contratuais para assinar a carteira de trabalho digital do seu colaborador.
São eles:
- Tipo de contrato (determinado ou indeterminado)
- Código da Classificação Brasileira de Ocupações — CBO (permite pesquisa no campo)
- Descrição do cargo
- Salário base (informar o salário atual)
- Natureza da atividade
- CNPJ do sindicato da categoria
- Data de admissão.
6. Defina a jornada e o horário de trabalho
Com as informações do contrato preenchidas, só falta definir como será a jornada e horário de trabalho do seu funcionário.
Você poderá escolher dias de folga, diferentes turnos e horários.
Caso queira, também poderá colocar uma jornada diferente para cada dia da semana, conforme combinado com o colaborador.
O sistema só não aceita jornadas superiores a 44 horas semanais, visto que este é o limite definido por lei.
Na parte de horário, você deve indicar a hora de entrada e saída, assim como o início e fim dos intervalos programados.
E pronto: seu colaborador já está registrado!
Viu como assinar carteira de trabalho digital sendo MEI não é tão difícil? Depois, você deverá elaborar uma folha de pagamento mensal e enviar pelo sistema.
Além disso, será necessário recolher o INSS e o FGTS do trabalhador por meio de uma Guia DAE unificada. Se ainda tiver dúvidas sobre o processo, consulte a Cartilha de Contratação do Empregado do governo federal.
Leia também: Valor do GPS: qual é o custo de um funcionário MEI?
O que é carteira de trabalho digital?
Carteira de trabalho digital (CTD) é uma versão virtual da CTPS tradicional, o documento que traz todas as informações sobre o trabalhador e seus registros de empregos.
Antigamente, existia somente a CTPS em papel, que era levada pelos funcionários ao departamento de RH da empresa para a efetivação do registro do contrato de trabalho.
Então, a organização tinha que anotar o registro, assim como cada alteração de cargo e salário, pagamento de férias e 13º salário, etc.
Para facilitar a vida de trabalhadores e empresas, foi criada a carteira de trabalho digital para substituir a versão em papel, a qual apresenta os mesmos dados.
Nela, constam o nome completo do profissional, endereço, data de nascimento, CPF, cartão de PIS/NIT, cartão do RG e foto.
O documento é emitido pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e pode ser facilmente acessado pela internet pelo titular e também pelo empregador.
Principais mudanças da carteira de trabalho digital
O aplicativo da carteira de trabalho existe desde 2017. No entanto, a versão digital só passou a substituir o documento físico a partir de 2019.
Com isso, a principal mudança foi a simplificação das contratações.
Desde a oficialização da CTPS digital, em vez de apresentar a carteira de trabalho, o trabalhador só precisa fornecer seu CPF para ser contratado em uma empresa.
Já o empregador deve preencher todas as informações pelo eSocial, como vimos acima, sem a necessidade de registrar tudo em um documento físico.
Essas alterações estão regulamentadas na Portaria MTP nº 671, de 8 de novembro de 2021.
Outra mudança importante é que não é mais necessário fornecer o número da CTPS, uma vez que ele foi substituído pelo CPF.
Além disso, não existe mais o ato de “assinar carteira”, já que todo o processo é feito online por meio do cadastramento e admissão no eSocial.
Com isso, também não é necessário realizar atualizações e correções no documento físico.
A qualquer momento, o empregador pode atualizar os dados dos funcionários no eSocial e registrar eventos como mudanças salariais, promoções, afastamentos, correções de dados, etc.
Quais as vantagens da carteira de trabalho digital?
A carteira de trabalho digital oferece inúmeras vantagens, tais como:
- Praticidade de acessar informações e fazer alterações pela internet, sem a necessidade de lidar com papelada
- Mais conveniência para o funcionário, que pode acessar suas informações trabalhistas e até mesmo acompanhar em tempo real mudanças em sua carteira de trabalho
- Redução de custos para empresas, que economizam em materiais de escritório e podem utilizar as horas de trabalho de colaboradores de forma mais estratégica
- Economia de tempo para a empresa no registro e na gestão das carteiras de trabalho de seus funcionários
- Aumento da eficiência do trabalho do RH e do Departamento Pessoal, que conseguem digitalizar suas funções e tarefas cotidianas
- Maior segurança dos dados, já que podem ser acessados online nos servidores do governo e jamais se perdem, como pode ocorrer com a carteira de trabalho física
- Maior confiabilidade para os registros trabalhistas, dado que é mais difícil fraudar os dados online do que um documento impresso.
Dessa forma, saber como assinar carteira de trabalho digital é um passo importante para desburocratizar a contratação de funcionários.
MEI pode ter carteira de trabalho digital?
Já aprendemos como assinar carteira de trabalho digital de um empregado, mas será que o MEI também pode ter um registro desse tipo?
A resposta é sim!
Você, microempreendedor individual, pode trabalhar registrado no regime CLT e manter sua empresa ao mesmo tempo.
A única questão é que, nesse caso, você perde direito ao seguro-desemprego caso seja demitido sem justa causa.
Saiba mais informações sobre como o MEI pode ter carteira assinada.
Se você for registrado por uma empresa na carteira de trabalho digital, é só baixar o aplicativo da CTD (iOS ou Android) para ter acesso a todas as informações protocoladas pelo empregador.
O login no app é feito por meio da conta Gov.br e o acesso é feito com CPF e senha. Dentro do aplicativo, você poderá:
- Consultar o contrato de trabalho incluído pela empresa
- Verificar os dados do empregador, como razão social, CNPJ e endereço
- Ver o salário de contratação e acompanhar qualquer alteração salarial realizada ao longo do contrato
- Consultar todas as anotações feitas na carteira de trabalho digital
- Visualizar um gráfico de progressão salarial dentro da empresa
- Baixar um PDF com todos os contratos registrados e seus dados pessoais
- Consultar benefícios aos quais você tem direito, como abono salarial, benefício emergencial e seguro-desemprego
- Falar com os canais oficiais do governo para tirar dúvidas sobre sua carteira de trabalho digital.
MEI pode ter funcionário com carteira de trabalho digital?
Sim, o MEI pode ter um único funcionário e a principal forma de registro é por meio da carteira de trabalho digital.
Basta seguir o passo a passo que ensinamos no primeiro tópico deste artigo para contratar um funcionário pela internet, utilizando seus dados pessoais e informações de contrato.
Assim que você efetivar o registro do colaborador, ele poderá baixar o aplicativo da carteira de trabalho digital e verificar todos os dados do contrato firmado.
Tudo de forma simples e 100% online para descomplicar as relações entre empresas e funcionários.
Perguntas frequentes sobre a carteira de trabalho digital
Agora, vamos responder às dúvidas mais comuns sobre a carteira de trabalho digital.
A carteira de trabalho digital substitui a física?
Sim! A carteira de trabalho digital substitui completamente a versão física em todas as suas funções, desde a admissão até alterações e desligamentos.
No entanto, quem ainda tem o documento original deve guardá-lo, uma vez que pode ser necessário comprovar algum período trabalhado, caso o empregador não tenha feito os registros corretos no sistema do governo.
Como é feita a assinatura na carteira de trabalho digital?
Para assinar a carteira de trabalho digital em uma nova contratação, o empregador deve enviar o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador) pelo eSocial.
Caso não tenha todos os dados no momento da admissão, a empresa ainda pode enviar o evento S-2190 (Admissão Preliminar), que possui informações simplificadas, e depois complementar os demais dados com o evento S-2200.
Qual prazo a empresa tem para assinar a carteira digital?
A empresa tem até cinco dias úteis para assinar a carteira de trabalho digital a partir do primeiro dia de trabalho. No momento do registro, deve ser informada a data de início das atividades do funcionário.
Quanto tempo demora para a carteira digital estar disponível?
Após o envio das informações pelo empregador, o registro da carteira digital fica disponível em até 48 horas. Assim, o colaborador também pode verificar os dados em seu aplicativo.
A carteira digital pode ser utilizada como documento de identificação?
Não, ao contrário da antiga CTPS física, a carteira digital não serve como documento de identificação do funcionário.
Entendeu como assinar carteira de trabalho digital para seu funcionário?
Aproveite para fazer a regularização do seu colaborador hoje mesmo!
