Fazer controle de estoque é importante para garantir a disponibilidade dos produtos e evitar desperdícios na sua empresa.
E não importa o tamanho da loja, indústria e até serviço: todo negócio precisa controlar o giro dos materiais para garantir a reposição no momento certo.
Como microempreendedor individual, você também precisa assumir essa função. Afinal, não vai querer perder vendas por falta de itens ou acabar desperdiçando mercadorias, não é mesmo?
Se tem dúvidas a respeito, não se preocupe. Neste conteúdo, vamos te ajudar a colocar o controle de estoque em dia com um passo a passo simplificado.
Continue lendo e melhore ainda mais a gestão do seu negócio.
O que é controle de estoque?
O controle de estoque é um processo de gestão da entrada e saída de todos os itens necessários ao funcionamento de uma empresa, como:
- Produtos para venda
- Insumos
- Materiais de escritório
- Embalagens
- Materiais de limpeza
- Equipamentos eletrônicos
- Brindes e itens promocionais.
Mapear a quantidade de cada um desses recursos garante não só o envio das mercadorias, mas também evita desperdícios e facilita a produtividade do empreendimento.
Existem inúmeras metodologias de gestão, com diferentes ferramentas que mantém o estoque equilibrado, sem faltar ou sobrar produto demais.
Nesse contexto, a escolha da melhor estratégia vai depender do porte da empresa e nível de complexidade do gerenciamento.
De modo geral, as abordagens de controle de estoque envolvem múltiplas atividades paralelas, como a realização do inventário, a gestão de compras, o armazenamento, a expedição e o cálculo do giro de estoque, entre outras funções.
A seguir, explicamos melhor como a gestão de estoque contribui para o funcionamento da empresa.
Para que serve o controle de estoque?
Em primeiro lugar, o controle de estoque serve para garantir a disponibilidade dos materiais necessários e equilibrar as compras e vendas do empreendimento.
Veja só alguns exemplos práticos no dia a dia das empresas:
- Com softwares e planilhas que monitoram as quantidades, o lojista sabe quando solicitar novos pedidos aos fornecedores
- O mapeamento da saída de produtos permite identificar as melhores épocas de vendas, bem como itens com maior demanda
- Ao observar que existe estoque parado de materiais perecíveis, é possível reduzir a quantidade de compra na próxima leva para evitar desperdícios
- O controle também inclui a organização do espaço físico destinado ao armazenamento de produtos, com as devidas condições de temperatura e umidade
- A integração de sistemas de gestão de estoque com as plataformas de venda online mantém as quantidades cadastradas corretamente, evitando a venda de produtos esgotado.
Continue lendo para saber mais como o controle de estoque impacta positivamente na produtividade das empresas.
Qual a importância do controle de estoque?
Imagine que um comerciante mantenha todas as suas mercadorias desorganizadas, sem controle algum de quantidades.
Ao chegar uma venda, são inúmeros os problemas que acontecem com frequência: desde não encontrar o produto até despachar o material errado para o cliente.
Uma rotina administrativa assim compromete muito o potencial de vendas de uma loja, não é mesmo?
Afinal, esse vendedor pode tornar-se mal avaliado e perder clientes a longo prazo.
Essa pequena história serve para ilustrar brevemente como o controle de estoque é importante para a disponibilidade dos produtos e otimização do faturamento empresarial.
Ao utilizar ferramentas de gestão de estoque, sejam manuais ou automatizadas, você reduzirá muito os problemas de falta de estoque.
Suas compras de reposição serão feitas de modo a contemplar o lead time de entrega de cada fornecedor.
Isso é especialmente importante quando se trabalha com materiais importados, cuja entrega costuma levar algumas semanas.
Como mencionamos antes, os softwares e planilhas vão também evitar que a empresa compre em quantidades exageradas a ponto do material vencer no estoque.
E ter que jogar fora produtos é de cortar o coração de qualquer comerciante, concorda?
Por isso, podemos dizer que administrar bem o estoque é fundamental para o crescimento de qualquer empresa.
Confira o guia completo de como aumentar as suas vendas!
MEI deve se preocupar com estoque?
Sim, o MEI deve se preocupar com o estoque da mesma forma que qualquer outro empreendedor.
Não é porque sua empresa é individual que pode se descuidar das entradas e saídas de produtos ou controlar tudo “de cabeça”.
Afinal, mesmo um comércio pequeno pode ter uma alta rotatividade e variedade de produtos, e cada um deles precisa ser acompanhado de perto da compra à venda ao consumidor final.
Já imaginou perder um cliente porque não tem o produto que ele quer em estoque? Ou acabar desperdiçando um lote de mercadorias porque não se atentou às condições de armazenamento?
Esses problemas podem ser facilmente evitados com um controle de estoque simples, feito diária e semanalmente.
Isso inclui a atualização constante do inventário, que é o registro de todas as entradas e saídas em um sistema.
O controle também envolve tarefas como codificação dos produtos, preparo de diferentes tipos de armazenamento de acordo com as condições do item e processos de expedição, entre outras tarefas.
Obviamente, tudo isso fica mais fácil com um software que ofereça recursos de controle de estoque, para que você possa automatizar tarefas e perder menos tempo nessa função.
Mas se você ainda não tiver acesso a um sistema, pode utilizar a boa e velha planilha do Excel.
Como fazer uma planilha de controle de estoque?
Em primeiro lugar, abra um novo arquivo no Excel ou Google Sheets. Deixe o arquivo salvo em um local de fácil acesso, ok?
Depois, é preciso que você defina as informações que quer controlar.
Como explicamos antes, o nível de complexidade do mapeamento vai depender do tamanho da sua empresa e da quantidade de produtos a serem administrados.
Veja só alguns dos dados mais relevantes para a gestão de estoque:
- Nome do Produto e código SKU (se houver)
- Categoria do produto, como “adesivos” ou “caixas de embarque”
- Unidade de medida
- Quantidade atual, levantada no último inventário
- Preço médio do produto
- Preço de venda
- Valor do estoque disponível
- Fornecedor
- Tempo de entrega do fornecedor
- Data de entrada de novos lotes
- Data de saída e quantidade de itens consumidos
Além disso, vale a pena definir para cada material uma “nota de corte” que sinaliza o momento de comprar mais estoque.
Por exemplo, quando a quantidade do “produto A” descer para 10 unidades, já é hora de fazer um novo pedido com o fornecedor.
Cada uma dessas informações que mencionamos pode ser organizada em uma coluna diferente da planilha. Caso prefira, é possível também usar abas separadas.
A seguir, explicamos em maiores detalhes o funcionamento do controle de estoque!
Como fazer o controle de estoque: passo a passo
Fazer o controle de estoque sendo MEI não precisa ser tão complicado. Quer ver só?
Siga estes passos e torne a tarefa simples e efetiva:
1. Registre todas as entradas e saídas
A função mais básica do controle de estoque é registrar todas as entradas e saídas de produtos em uma planilha ou software.
É um processo muito parecido com o que você faz no fluxo de caixa, mas envolvendo produtos em vez de valores financeiros.
Geralmente, as entradas são os produtos comprados de fornecedores, enquanto as saídas podem ser vendas, transferências ou até mesmo descartes.
Na hora de lançar os itens, você deverá classificá-los em categorias (por exemplo, mercadorias para venda, insumos, suprimentos etc.).
Isso ajuda a organizar melhor seu armazenamento.
Além desse cuidado, é importante revisar as notas fiscais e garantir que tudo esteja correto ao receber cada novo item.
2. Faça o inventário
Fazer o inventário significa listar todos os itens que você tem em estoque e suas quantidades, garantindo que os dados do sistema batam com a realidade.
Esse processo exige contagens periódicas e atualização constante, pois os números vão mudando conforme as compras e vendas vão sendo realizadas.
Assim, você sempre sabe quanto possui de cada produto e consegue organizar melhor suas vendas, identificando quais deles estão parados há mais tempo e quais têm mais saída.
Dica: sempre que for fazer o inventário, “feche” a loja. Ou seja, evite fazer vendas e compras enquanto durar a contagem, porque isso irá certamente atrapalhar o mapeamento correto.
3. Crie padrões para a gestão do estoque
Para manter seu estoque organizado, é importante que você defina padrões e procedimentos para lidar com os produtos.
Por exemplo, você pode estabelecer horários específicos para movimentações de mercadorias e utilizar etiquetas para organizar melhor seus produtos.
Além disso, é fundamental se atentar às condições de armazenamento de cada item, escolhendo o local de acordo com temperatura, iluminação, umidade, circulação de ar e outros fatores.
4. Defina seu estoque crítico
Toda empresa precisa definir seu estoque crítico, que é uma quantidade mínima dos itens mais importantes para o negócio.
Por exemplo, se você tem um produto que é o carro-chefe, precisa garantir que sempre haja disponibilidade dele em estoque.
Para ir mais além, você pode definir o volume mínimo e máximo de cada item comercializado pela empresa, como forma de ter sempre os produtos disponíveis.
Isso evita que seu negócio seja pego de surpresa, prejudicando a relação com os clientes.
5. Controle os custos do estoque
Manter um estoque não é exatamente barato. Ele gera custos para a empresa com locação do espaço físico para armazenamento, tecnologias implementadas, funcionário e margens de perdas e danos.
Então, é importante que você entenda quais despesas têm origem no estoque para reduzi-las ao máximo e, assim, melhorar a saúde financeira do negócio.
6. Programe pedidos com fornecedores
Quando você tem um estoque organizado, fica muito mais fácil programar os pedidos de fornecedores e receber sempre na mesma data.
Nessa hora, você precisa de parceiros comerciais confiáveis, que sejam flexíveis com os prazos de pagamento e entreguem sempre na data combinada e com a mesma qualidade.
Se você conseguir prever suas demandas e pedir com antecedência, terá uma margem maior para negociação e pode conseguir descontos vantajosos.
Descontos esses que podem ser repassados aos clientes ao fazer promoções.
7. Calcule seu giro de estoque
O giro de estoque é um dos indicadores mais importantes para entender o desempenho dessa área no seu negócio.
Basicamente, ele mostra quanto tempo em média seu estoque leva para ser renovado a partir da seguinte fórmula:
Giro de estoque = Total de vendas / Estoque médio
O resultado indica quantas vezes o estoque precisou ser totalmente renovado no período, ajudando a alcançar o equilíbrio ideal entre as compras e vendas.
O cálculo também pode ser aplicado a produtos individuais para entender quanto tempo permanecem no estoque.
Por exemplo, se você vendeu 60 calçados no mês de um modelo com estoque médio de 30 unidades, significa que foi preciso renovar o estoque duas vezes no período.
Assim, você consegue se planejar para comprar seus produtos de acordo com o giro, evitando itens a mais ou a menos.
8. Invista em tecnologia
Como mencionamos, investir em um software com recursos de controle de estoque pode ser uma ótima solução para agilizar essa tarefa na sua empresa.
Se você comanda o negócio sozinho, um sistema é ainda mais importante, pois poupa muito tempo nas rotinas diárias e ajuda você a evitar erros.
Alguns exemplos de funcionalidades são a baixa automática de produtos do estoque a cada venda, atualização automática de inventário, alerta de estoque mínimo e geração de relatórios.
Métodos de controle de estoque para uma gestão mais eficiente
Para gerenciar corretamente o estoque, é possível optar por uma das muitas metodologias de controle e planejamento de materiais (PCM).
Boa parte delas, inclusive, estão em constante atualização para se adaptar às novas ferramentas tecnológicas.
A seguir, listamos as 3 abordagens mais utilizadas no mundo todo!
First in, First Out (FIFO)
A tradução do termo “first in, first out” pode ser entendida como “primeiro a chegar, primeiro a sair”.
Ou seja, essa metodologia parte do princípio de que produtos que chegaram antes serão os primeiros a deixar o estoque.
A regra é particularmente importante para a gestão de produtos perecíveis, como alimentos e insumos para produção.
Last in, First Out (LIFO)
Em contraste ao FIFO, o LIFO faz referência à saída dos lotes mais recentes.
Estamos falando de uma estratégia muito utilizada quando o custo do lote reduziu com o passar do tempo, a ponto de sua utilização impactar diretamente no lucro final da venda.
Para colocar em prática o LIFO, é importante fazer o controle da diferença de preços entre os estoques.
Por isso, é uma abordagem mais comum para quem usa sistemas ERP.
Just in time (JIT)
O famoso sistema de JIT é uma abordagem que propõe a manutenção de baixo estoque por meio do fluxo contínuo de chegada dos materiais.
Ou seja, os itens chegam pouco antes de serem consumidos ou vendidos, reduzindo a necessidade de grandes espaços de armazenamento.
Obviamente, essa estratégia depende da excelência operacional e do alinhamento entre fornecedores e demanda.
Entendeu como fazer seu controle de estoque e manter a gestão da MEI em dia?
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