O orçamento de serviços precisa estar sempre à mão para agilizar as vendas na sua MEI.
Afinal, é a partir dessa proposta que o cliente decide se vai fechar o negócio — e um modelo bem elaborado faz toda a diferença.
Se você ainda não usa um padrão na sua empresa, está na hora de criar o seu e tornar suas propostas mais profissionais.
O que é um orçamento de serviços?
Um orçamento de serviços é um documento que resume a proposta de uma venda de serviço para um cliente.
Ele contém informações como os dados da empresa e do cliente, a descrição dos serviços prestados, forma de pagamento e preço.
Geralmente, o orçamento tem um prazo de validade, de modo que o valor possa ser reajustado futuramente em uma nova proposta.
Dependendo da empresa, ele também pode conter um diagnóstico de manutenção, prazos diferentes para pagamento e entrega, detalhamento de procedimentos e ainda um cronograma de execução do serviço.
Todo prestador de serviços precisa ter um modelo padronizado de orçamento para enviar aos clientes e fechar as vendas, pois é a partir dele que o consumidor avalia as condições oferecidas e toma sua decisão de compra.
Parece algo simples, mas muitas empresas falham na hora de elaborar o documento ou negligenciam sua importância para o sucesso das vendas.
Nos serviços, principalmente, um bom orçamento deixa claro o que está sendo contratado, já que estamos falando de um bem intangível.
A importância do orçamento na prestação de serviços
O orçamento de serviços não é uma mera formalidade, mas, sim, um instrumento fundamental para as vendas do MEI.
Para começar, ele é usado na sua proposta comercial para mostrar ao cliente todos os detalhes do serviço e seguir para o fechamento do negócio.
Um orçamento claro, organizado e com a identidade visual da sua empresa transmite confiança e profissionalismo ao cliente, aumentando as chances de concretizar a venda.
Além disso, ele também funciona como uma apresentação simplificada do contrato que será assinado para a prestação do serviço.
No documento, constam as informações mais importantes sobre o trabalho que será executado e seu escopo, incluindo prazos, materiais utilizados, procedimentos, mão de obra, responsável técnico, cronograma, etc.
Assim, o cliente sabe exatamente o que está contratando e consegue avaliar o custo-benefício a partir dos detalhes que você informa.
Considerando que muitos clientes fazem vários orçamentos antes de tomar uma decisão, principalmente se for um serviço mais caro, você pode sair na frente da concorrência com uma proposta mais atrativa.
Como fazer um orçamento de serviço
Se você ainda não tem um orçamento de serviço no seu negócio, temos algumas dicas importantes para criar o documento.
Confira:
1. Comece definindo os campos
O primeiro passo para fazer seu orçamento de serviço é definir quais campos ele precisa ter para representar uma proposta comercial completa.
Estes são os dados mais comuns em um documento desse tipo:
- Número do orçamento para controle interno
- Data de emissão do orçamento
- Logotipo da empresa
- Identificação da empresa e do cliente (nome, CPF/CNPJ e endereço)
- Contatos da empresa (telefone, e-mail, site, WhatsApp, etc.)
- Descrição detalhada dos serviços
- Preço do serviço (unitário e total, se aplicável)
- Formas de pagamento aceitas
- Prazo para entrega/execução ou cronograma do serviço
- Prazo de validade do orçamento
- Possíveis taxas, descontos e condições específicas.
Dependendo do serviço prestado, você pode ter campos adicionais.
Em uma empresa de manutenção de equipamentos, por exemplo, a descrição do serviço pode ser dividida entre “problema relatado pelo cliente”, “diagnóstico” e “proposta de serviços”.
2. Escolha um layout profissional
O layout do seu orçamento de serviços precisa ser simples, fácil de visualizar e atrativo para o cliente.
O modelo clássico traz um cabeçalho com o logo e contatos da empresa e distribui as informações em vários campos e tabelas.
Na internet, você encontra diversos modelos prontos para se basear e também ferramentas que ajudam a criar um modelo do zero com a identidade da sua marca (vamos falar sobre elas mais adiante).
O importante é que seu orçamento tenha uma cara profissional e ao mesmo tempo seja agradável de ler, com as informações bem organizadas.
3. Apresente sua empresa
O orçamento de serviços pode ser explorado como uma ferramenta de marketing na sua empresa, e não apenas um documento que formaliza uma venda.
Você pode aproveitar o espaço para incluir uma apresentação breve da sua empresa, contar um pouco da sua história e informar sobre seus diferenciais.
Assim, o cliente terá um bom motivo para escolher você quando for revisar as propostas.
4. Descreva o serviço com o máximo de detalhes
Quanto mais detalhada for a descrição do seu serviço, menos problemas você terá com desencontro de informações e insatisfação de clientes.
Por isso, é importante explicar o que será feito, quando, como, por quem, por que, a que custo e em quais condições, para que não reste nenhuma dúvida sobre o escopo da contratação.
Se você vai prestar um serviço de pintura, por exemplo, deve especificar as tintas e materiais utilizados e seus valores, preços para pintura externa e interna, metragem total coberta e cronograma de execução.
Agora, se você é um fotógrafo profissional, deve detalhar se a produção estará inclusa, quantas fotos serão tiradas e tratadas, como será a impressão do material ou se será entregue somente de forma digital, etc.
Já para serviços profissionais de manutenção, é importante descrever qual foi o problema relatado, qual foi o diagnóstico da equipe técnica e quais serviços serão executados se o cliente aprovar o orçamento.
5. Reforce os benefícios dos serviços
Para deixar seu orçamento mais convincente, você pode incluir os objetivos do serviço prestado e benefícios que o cliente terá com ele.
Isso agrega valor ao documento e ajuda você a fechar a venda com mais facilidade.
6. Defina o valor e a forma de pagamento
Todos os itens incluídos no seu orçamento de serviços devem ser acompanhados do preço unitário, e no final você informa o valor total do investimento.
É interessante dar um desconto para pagamentos à vista e detalhar as condições do pagamento a prazo, informando os meios de pagamento aceitos (como, por exemplo, cartão de débito e crédito, boleto bancário, transferência, pix, etc.).
Ter uma planilha de orçamento de serviços ajuda?
Não adianta disparar vários orçamentos se você não souber nem para quem enviou no final do dia, não é mesmo?
Então, é claro que é importante ter uma planilha de controle para registrar suas propostas enviadas e entrar em contato novamente com os clientes para confirmar se receberam e se vão fechar o negócio.
Esse arquivo é básico para organizar sua rotina na MEI e fazer o famoso “follow-up”, que nada mais é do que o acompanhamento de todas as etapas da venda.
Você também pode usar a planilha para gerenciar suas finanças, manter o cadastro dos seus clientes e fazer o controle de estoque, por exemplo.
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Como criar um modelo de orçamento de serviços
A ideia é criar um modelo de orçamento de serviços padrão, que possa ser preenchido toda vez que você tiver uma nova proposta para enviar.
Para isso, você pode usar o bom e velho modelo em Excel, que tem um layout mais simples, mas cumpre bem a sua função.
Você encontra alguns modelos gratuitos de orçamentos no Smartsheet e nos Templates do Office, por exemplo.
Para um orçamento mais elaborado, você também pode usar uma ferramenta de design como o Canva, que permite editar uma proposta comercial gratuita com vários templates disponíveis.
Existem ainda softwares de gestão que fazem a emissão automática de orçamentos integrados às vendas da empresa, como Conta Azul e HubSpot.
Viu como o orçamento de serviços é algo muito importante para o dia a dia do microempreendedor individual (MEI)?
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