O recibo de pagamento faz parte do dia a dia do MEI, sendo importante para comprovar que um produto ou serviço foi quitado.
Porém, mesmo quem ainda não abriu o próprio negócio costuma conhecer o recibo, que pode ter sido entregue ao consumidor depois de um pagamento.
O fato é que existem diferenças entre conhecer e precisar emitir seu próprio recibo. Isso acontece porque, ao emitir, o microempreendedor precisa estar atento às informações obrigatórias e ao prazo para que o documento seja guardado.
Vamos explicar essas e outras regras nos tópicos abaixo, incluindo um modelo de recibo para simplificar esses registros.
Confira!
O que é recibo de pagamento?
Recibo de pagamento é um documento que confirma o recebimento do valor cobrado por um produto ou serviço. Nele, constam os dados da pessoa ou empresa que recebe, quantia paga e assinatura de quem recebeu.
Você sabia que esse recibo está previsto na legislação brasileira desde 1994? Ele é citado na Lei 8.846, que menciona os documentos fiscais emitidos para oficializar a venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações que envolvam bens móveis ou imóveis, como a locação.
Existem diferentes tipos de recibo de pagamento, que vão desde opções impressas até modelos preenchidos em softwares online. Cada um deles atende a transações específicas, mas sempre com o mesmo objetivo.
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Para que serve o recibo de pagamento?
O recibo de pagamento serve para confirmar que um valor foi mesmo quitado e recebido por quem prestou um serviço ou vendeu produtos.
Para isso, deve contar com a assinatura do recebedor e ser emitido assim que a transação é finalizada, ou seja, logo após o recebimento da quantia devida.
Entregar o recibo de pagamento é fundamental para obedecer à legislação, evitando problemas com a Receita Federal devido à omissão de receitas ou de rendimentos.
Vale lembrar, também, que o documento tem papel importante para comprovar que o MEI ou outra empresa honra seus compromissos, preservando a imagem junto a clientes e parceiros.
Isso porque, com o registro do pagamento em mãos, fica fácil esclarecer dúvidas sobre pendências ou cobranças retroativas.
Por exemplo, se o dono do imóvel alugado pela empresa afirmar que o aluguel não foi pago, basta apresentar o recibo para mostrar que está em dia.
Além disso, o recibo ajuda a manter a organização financeira do seu negócio, servindo como demonstrativo de entradas e saídas que serão contabilizadas no fim de cada mês.
Qual a diferença entre recibo de pagamento e nota fiscal?
Se você está começando a empreender, é natural confundir recibo e nota fiscal, pois ambos são documentos que comprovam transações financeiras.
Sua principal diferença está no objetivo de cada um. Enquanto o recibo de pagamento atesta que um valor foi quitado, a nota fiscal serve como prova da posse de um bem.
Ou seja, a NF vai além do recibo, confirmando dados contábeis e permitindo a transferência da posse de uma mercadoria para um parceiro ou cliente.
Por isso, a nota é exigida para o transporte de produtos, seja no envio de itens comprados online ou quando alguém leva um equipamento para fora do país.
Outra função da NF é o recolhimento de impostos relacionados a cada atividade econômica, como o Imposto Sobre Serviços (ISS) e o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
Portanto, a nota fiscal deve ser guardada junto aos registros contábeis da empresa, para fornecer dados importantes para a declaração do Imposto de Renda, por exemplo.
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Como fazer um recibo de pagamento?
O recibo de pagamento pode ser feito usando programas como Word e Excel, que permitem a criação de formulários e planilhas, ou com softwares e modelos de preenchimento online.
Pode até ser manuscrito, embora isso não seja recomendado, devido a problemas como dificuldade para leitura, rasuras e diferenças em relação à cópia, já que o recibo de pagamento deve ser emitido em, no mínimo, duas vias.
Dessa forma, uma via fica com o prestador de serviço ou vendedor, e outra, com o tomador ou cliente.
O preenchimento depende, ainda, do tipo de recibo, que pode ser:
- Recibo de prestação de serviço simples;
- RPA (Recibo de Pagamento Autônomo);
- Recibo de aluguel;
- Recibo de salário;
- Recibo de compra parcelada;
- Recibo de pagamento parcelado;
- Recibo de quitação antecipada.
O recibo de pagamento deve ser guardado por cinco anos, período permitido para a contestação de qualquer transação financeira.
Modelo de recibo de pagamento: o que escrever?
Agora que você sabe como funciona e quando emitir o recibo de pagamento, vamos avançar para as etapas de construção desse documento.
Siga nosso passo a passo para criar e/ou preencher corretamente seu modelo de recibo.
Comece pelo título
Parece óbvio, mas quem decide criar seu próprio modelo de recibo pode acabar esquecendo de dar nome ao documento.
Use a parte superior para discriminar que se trata de um “Recibo de pagamento” ou outro termo com o mesmo significado para simplificar seu armazenamento, validade e consultas futuras.
Deixe espaço suficiente para o preenchimento
Em seguida, é hora de montar a frase que confirma o valor pago, escrita sob o ponto de vista do vendedor ou prestador de serviços.
Uma versão básica ficaria assim:
Eu __________ (nome do vendedor ou prestador), inscrito (a) no RG nº __________ e CPF nº __________, declaro ter recebido o valor de __________, pelos serviços de __________ (descrição do serviço prestado).
Anote os valores por extenso
No espaço destinado à quantia paga, escreva em algarismos e, ao lado, por extenso. Por exemplo: R$ 504,25 (quinhentos e quatro reais e vinte e cinco centavos).
Essa informação ajuda a esclarecer dúvidas em relação ao valor recebido.
Finalize com local, data e assinatura
Não importa se você criou seu recibo ou está usando um modelo: é preciso finalizar com a cidade, data e espaço para assinatura do recebedor.
Por exemplo: Rio de Janeiro, 12 de fevereiro de 2023.
Inclusive, fique atento para escolher modelos que contenham todos os dados necessários para validar seu recibo e manter os registros em ordem.
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