O DANFE é um documento fiscal que você precisa conhecer para manter sua empresa regularizada.
Ele é conhecido por acompanhar mercadorias em trânsito, funcionando como uma versão simplificada da nota fiscal eletrônica.
Nesse artigo, vamos ver como emitir, para que ele serve e por que é importante imprimir esse documento.
Continue a leitura e fique por dentro da legislação fiscal!
O que é o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica)?
DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma versão impressa da nota fiscal eletrônica (NF-e) que é usada no transporte de mercadorias.
Toda vez que uma empresa vende um produto pela internet e envia para um cliente por meio de uma transportadora, por exemplo, o pacote precisa ir com um DANFE junto.
Isso porque o documento facilita a conferência dos dados da nota fiscal, como remetente e destinatário, valor e descrição da mercadoria, impostos recolhidos, seguros contratados, entre outras informações.
Logo, nenhum produto pode circular em território brasileiro sem um DANFE que identifique seu documento fiscal.
O que torna o documento válido é o código de barras que permite a leitura e escaneamento da nota fiscal, sendo obrigatório na emissão do documento.
Leia também: Nota fiscal MEI: 9 principais dúvidas respondidas + tipos de NFs
Para que serve o DANFE?
O documento serve para representar a nota fiscal de uma mercadoria e facilitar sua consulta durante o transporte.
Ele pode ser usado para fiscalizar a legalidade de produtos em trânsito e também como documento auxiliar da escrituração contábil da empresa.
Além disso, o DANFE serve como comprovante da transação, uma vez que o destinatário deve assinar o documento no momento da entrega da mercadoria.
Qual a diferença entre DANFE e nota fiscal?
A diferença é que o documento é apenas a representação simplificada da nota fiscal, enquanto o documento com real validade jurídica é a própria NF-e.
Com ele, é possível visualizar rapidamente as informações mais importantes sobre o produto que está sendo transportado.
O DANFE substitui a nota fiscal?
Não, o DANFE não substitui a nota fiscal, uma vez que é apenas sua versão impressa para conferência.
Para ele ser válido, é necessário que a nota fiscal já tenha sido emitida e validada pelo sistema do governo. Logo, ao imprimir um DANFE, mantenha sempre a NF-e original.
Como emitir o DANFE?
Para emitir o DANFE, siga os passos abaixo:
1. Configure seu emissor de NF-e
O Ministério da Fazenda orienta que as empresas usem o mesmo software emissor de nota fiscal eletrônica para emitir a DANFE.
Para isso, você vai precisar configurar seu sistema para emitir o documento auxiliar logo após a emissão da NF-e.
Normalmente, a emissão de DANFE já é uma função nativa do sistema e basta ativar esse recurso.
Outra possibilidade é utilizar um ERP ou software de gestão de vendas para emitir NF-e e DANFE de forma automatizada — opção indicada para empresas maiores.
2. Emita a NF-e
Como vimos, o documento deriva de uma NF-e, logo, é preciso emiti-la em primeiro lugar.
Então, siga os passos de sempre para emitir uma nota fiscal eletrônica referente a um produto vendido pela sua empresa, preenchendo informações como dados do tomador, valor, impostos, etc.
Em seguida, selecione a opção para emitir um DANFE com base na NF-e gerada.
Emitir nota fiscal MEI: passo a passo para cada tipo de NF.
3. Preencha os campos
O documento requer o preenchimento dos seguintes campos obrigatórios:
- Data e horário de saída do produto;
- Placa do veículo usado no transporte;
- Nome da transportadora;
- Natureza da operação;
- Descrição detalhada da mercadoria.
Também vale preencher o campo de observações com informações específicas sobre a carga, como cuidados para o transporte.
4. Imprima a DANFE
Em seguida, é só escolher a opção para imprimir a DANFE ou baixar o arquivo como PDF.
O sistema vai gerar uma chave de acesso de 44 dígitos que serve para comprovar a existência da NF-e atrelada ao documento.
Saiba o que significa cada parte do código:
- Primeiros 2 dígitos: código do Estado (UF) do emitente;
- 4 dígitos seguintes: ano e mês da emissão da NF-e (no formato AAMM);
- 14 dígitos seguintes: CNPJ do emitente da NF-e (CNPJ da sua Empresa);
- 2 dígitos seguintes: modelo da NF-e;
- 3 dígitos seguintes: série do NF-e;
- 9 dígitos seguintes: número da NF-e;
- 9 dígitos seguintes: código da NF-e (número gerado pelo sistema);
- Último dígito: dígito verificador (DV).
Lembrando que o documento deve seguir o modelo especificado pela Receita Federal no Manual de Integração do Contribuinte — confira se o seu software segue o layout apresentado.
Então, é só fixar o documento no pacote da mercadoria e seguir com o processo de envio e transporte.
Como cancelar um DANFE?
Para cancelar um DANFE, você deve cancelar a nota fiscal eletrônica atrelada a ele.
Para isso, é só acessar o software emissor de NF-e, localizar a nota desejada na área de consulta e escolher a opção “cancelar”.
Lembre-se de que, mesmo cancelada, a nota fiscal deve entrar na contabilidade da empresa e ser guardada pelo período de cinco anos.
Entendeu tudo sobre o documento e sua importância nas empresas? Continue acompanhando o blog MEI Fácil para saber tudo o que você precisa para o seu negócio.
