Tudo sobre nota fiscal MEI: tire suas dúvidas

Você sabe como emitir nota fiscal MEI? Entenda o que acontece se não emitir, conheça os tipos, quanto custa, como cancelar e como controlar.
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Homem segurando papel em frente a computador e sorrindo

Atenção microempreendedores: o regime tributário do Simples Nacional determina a emissão de nota fiscal MEI obrigatória em certos momentos.

É o caso, por exemplo, da venda de produtos a clientes PJ.

Para evitar erros, o MEI deve conhecer quais são os tipos de nota disponíveis, bem como o passo a passo para a emissão correta.

Ainda que manter as notas em dia possa parecer um desafio, saiba que esse é um procedimento fundamental para a regularidade da sua empresa. 

Continue lendo para conferir o guia completo de como emitir nota fiscal MEI sem dor de cabeça.

Vamos lá?

O MEI precisa emitir nota fiscal?

Sim, o MEI precisa emitir nota fiscal em situações específicas:

Não respeitar essas regras pode configurar infração fiscal, levando a consequências sérias para o microempreendedor.

Dessa forma, mesmo que não seja necessária em todas as situações, vale a pena criar o hábito de gerar nota fiscal para todas as vendas/prestações de serviço.

Vale dizer que essa prática pode ajudar muito no controle financeiro da empresa, facilitando o mapeamento da receita bruta anual.

Posso emitir nota fiscal ao realizar uma atividade secundária?

Sim, o MEI pode emitir nota fiscal para sua atividade secundária. Para isso, basta selecionar a atividade específica na hora da emissão.

Por exemplo: se sua principal atividade for cabeleireiro(a) e você fizer um serviço como costureiro(a), basta selecionar o CNAE de costura e pronto!

Você poderá emitir nota fiscal MEI para todas as atividades secundárias que você inserir no seu CNPJ MEI.

O que acontece se o MEI não emitir nota fiscal?

Desrespeitar as regras do MEI e vender sem nota fiscal  pode gerar sérias dores de cabeça. 

Afinal, o entendimento da Receita Federal é que o microempreendedor não estará realizando as operações administrativas e comerciais segundo as exigências tributárias.

A depender da gravidade da infração, o MEI pode receber:

  • Multas
  • Apreensão de mercadorias
  • Processos criminais
  • Cancelamento do CNPJ MEI.

Isso sem contar a perda da credibilidade perante os clientes.

Conheça os tipos de notas fiscais MEI

Não tem jeito: o MEI precisa conhecer cada modalidade de nota fiscal.

Para facilitar, listamos a seguir os tipos de NF e suas principais características.

Confira!

Nota Fiscal Avulsa (NFA)

A Nota Fiscal Avulsa é considerada o modelo mais simples, cuja emissão é feita manualmente.

Trata-se de um documento que pode ser emitido tanto por pessoas físicas quanto jurídicas.

As regras específicas dessa modalidade variam conforme as leis estaduais.

Por isso, entre em contato com a Secretaria da Fazenda de sua região e solicite as orientações a respeito da emissão da NFA.

Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Disponível apenas em alguns estados, ela funciona como a versão digital da Nota Fiscal Avulsa

Atualmente, os documentos são gerados nos modelos 1, 1-A e 55 da nota fiscal padrão.

Veja se o SEFAZ disponibilizou esse recurso no seu estado.

Nota Fiscal eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal eletrônica (NF-e) é específica para a venda de produtos.

Sua emissão é feita de maneira 100% eletrônica, sendo necessário o uso de certificado digital.

Por registrar a cobrança do imposto estadual ICMS, o uso da NF-e exige o credenciamento do MEI no posto fiscal da Secretaria da Fazenda Estadual.

A depender do estado, todo o procedimento de inscrição pode ser realizado online.

Afinal, qual é a diferença entre DANFE e NFe?

Nota Fiscal de Serviço eletrônica (NFS-e)

A Nota Fiscal de Serviço eletrônica registra a prestação de serviços e a cobrança de seu respectivo imposto, o ISS

Desde abril de 2023, o MEI deve gerar obrigatoriamente as notas pelo Sistema Nacional de NFS-e.

A plataforma emissora unificada visa padronizar o modelo de NFS-e e facilitar a apuração dos tributos informados.

Aqui explicamos mais sobre a NFS-e nacional!

Nota Fiscal de Venda a Consumidor

A Nota Fiscal de Venda a Consumidor (NFC-e) é uma versão emitida no varejo como comprovante de compra.

Sua emissão exige o prévio cadastramento na Sefaz.

Aqui também vale a regra de que esse modelo não está disponível para todos os estados.

Nota fiscal de entrada X nota fiscal de saída

No contexto da logística de envio e recebimento de materiais, é muito frequente a emissão de notas fiscais de saída e entrada.

A nota fiscal de saída é o documento padrão emitido pelo vendedor para o envio das mercadorias.

Conforme a Resolução CGSN nº 140/2018, a nota de saída é facultativa para o MEI até mesmo nas vendas interestaduais. 

Trata-se do documento com informações completas a respeito dos dados do cliente, dos impostos embutidos e condições de entrega.

A contraparte da nota fiscal de saída é a nota fiscal de entrada. Como o nome sugere, o documento comprova a chegada de produtos/insumos na empresa. 

A responsabilidade de criação dessa nota é do próprio comprador, nas plataformas emissoras de escolha.

Estamos falando de um documento importante para o controle de grandes estoques e resguardo de questionamentos em possíveis auditorias fiscais.

As notas fiscais de saída e de entrada se complementam — inclusive, a Receita Federal cruza as informações dos documentos para avaliar se os valores enviados condizem com os recebidos.

Para grandes indústrias e atacadistas, o controle correto de notas fiscais é fundamental para a execução do Bloco K.

Entenda a diferença de nota fiscal de entrada e saída.

Como emitir nota fiscal MEI?

Agora que você conhece os tipos de nota fiscal, que tal aprender como fazer a emissão?

Pegue seu bloco de anotações e vamos lá!

Como emitir nota fiscal MEI de produto?

Se você atua com a venda de mercadorias, a nota fiscal mais comumente utilizada é a NF-e.

Para poder emiti-la, o microempreendedor precisará seguir o passo a passo:

  1. Para tornar o procedimento mais ágil, adquira um certificado digital e-CNPJ dos modelos A1 ou A3 (atentando-se ao fato de que alguns emissores de nota fiscal não costumam aceitar a versão em nuvem)
  2. Faça o cadastramento na Sefaz Estadual, seja pela modalidade presencial ou virtual
  3. Aguarde aproximadamente 24 horas para a liberação do cadastro
  4. Escolha uma plataforma emissora e vincule seu certificado digital.

Atualmente, existem diversos tipos de emissores gratuitos de NF-e, como o disponível no site do Sebrae.

Além disso, algumas plataformas de marketplace também oferecem um sistema próprio para as notas fiscais, facilitando a sincronização de dados.

Caso sua empresa apresente demandas específicas, vale a pena contar com softwares pagos, OK?

Como emitir nota fiscal MEI de serviços?

Como explicamos antes, a NFS-e do MEI só pode ser emitida de uma maneira: pelo Portal Nacional de NFS-e

Em primeiro lugar, é preciso fazer o pré-cadastro no emissor web:

  • Escolha uma senha
  • Informe o código de acesso, enviado pelo sistema para o e-mail
  • Após realizar o login, clique no ícone de engrenagem para cadastrar o e-mail e telefone
  • No campo de “Valor Aproximado dos Tributos”, selecione a opção de “não informar nenhum valor estimado”
  • Em seguida, clique no ícone de estrela e selecione “Novo serviço favorito”
  • Preencha todas as informações das atividades econômicas executadas.

Após esse procedimento inicial, é hora de começar a emitir as novas NFS-e, na versão completa ou simplificada.

A diferença é que a versão completa pode ser utilizada para serviços que ainda não foram pré-cadastrados no emissor web, ok? 

Veja só como é simples emitir a nota fiscal de serviços:

  1. Volte para a página inicial e clique no botão “Nova NFS-e”
  2. Escolha a versão “emissão completa” ou “emissão simplificada”
  3. Inclua os dados do tomador do serviço, lembrando-se que a versão simplificada aceita somente atividades pré-cadastradas
  4. Confirme o envio.

Pronto!

Sua nota fiscal será imediatamente gerada.

Para acessar o arquivo, basta consultar o histórico de NFS emitidas.

Tem como emitir nota fiscal MEI pelo celular?

Sim, o governo federal disponibiliza a versão para aplicativo da Plataforma Nacional de NFS-e.

Trata-se da NFS-e Mobile, disponível tanto para Android quanto iOS.

A NFS-e Mobile é uma opção para quem deseja a praticidade de emitir suas NFS-e em poucos segundos!

Atenção: lembre-se de que o primeiro acesso à Plataforma unificada deve sempre ser feito via navegador da web.

Isso porque será necessário o preenchimento do pré-cadastro,

Após essa etapa inicial, confira como usar o app:

  1. Faça o login com a senha cadastrada no emissor web
  2. Clique em “Emitir NFS-e” e informe o CPF ou CNPJ do tomador
  3. Escolha o serviço prestado e digite o valor do serviço
  4. Clique em “Emitir NFS-e”.

A NFS-e vai ser automaticamente gerada.

E olha que rápido: todo o procedimento leva apenas alguns segundos.

Quanto pago para emitir nota fiscal MEI?

Fique tranquilo: é possível emitir nota fiscal MEI gratuitamente.

Para isso, basta utilizar as seguintes plataformas:

  • NF-e Sebrae, para nota fiscal de produto
  • NFS-e emissor web ou aplicativo digital, para nota fiscal de serviços.

Além disso, como mencionamos anteriormente, existe a possibilidade de utilizar o emissor gratuito de notas das próprias plataformas de marketplace.

Para saber mais, entre em contato com o atendimento ao cliente do site de e-commerce utilizado.

E vale mencionar que o MEI não paga imposto nas notas fiscais emitidas, já que toda sua carga tributária já é quitada mensalmente via DAS MEI.

Como cancelar nota fiscal MEI?

Errou as informações da nota fiscal?

Não tem problema: você pode cancelá-la normalmente pela plataforma, desde que o procedimento seja feito em até 24 horas após a emissão.

Em geral, o cancelamento é feito nos próprios emissores.

Por exemplo, para cancelar uma NFS-e, o MEI deverá entrar na Plataforma Nacional.

Em geral, é possível selecionar a nota e clicar no ícone de cancelamento.

Caso a opção não esteja disponível, entre em contato imediatamente com a Sefaz Estadual, para evitar a cobrança de multas referentes ao atraso no cancelamento da NFS-e.

Como fazer o controle de nota fiscal?

É fundamental que o MEI tenha o controle de notas fiscais MEI. O registro financeiro de entradas e saídas de produtos é muito importante para o seu controle financeiro.

E controlar o dinheiro que entra e sai da MEI é um dos pontos para garantir a saúde financeira da empresa, além de contribuir para a organização e sucesso do seu negócio.

Por essa razão, o empreendedor deverá registrar, mensalmente, em formulário simplificado, o total das suas receitas.

Criar a rotina de guardar as notas fiscais ajuda tanto no controle financeiro do negócio quanto na hora de calcular o faturamento mensal e anual da empresa, etapa obrigatória para envio da Declaração Anual do MEI.

Outro ponto importante é o armazenamento das notas fiscais de entrada e saída.

O MEI deverá manter os documentos fiscais arquivados pelo prazo de cinco anos, a contar da data de sua emissão.

Nota fiscal MEI: dúvidas frequentes

MEI paga ISS na emissão de nota fiscal?

O valor do ISS (imposto sobre serviço) já está incluso na DAS MEI dos microempreendedores.

Assim, não é necessário pagar nenhum valor à parte.

Já no caso dos profissionais autônomos, ou seja, aqueles que não possuem CNPJ MEI, o valor de ISSQN é descontado na emissão da própria nota fiscal de serviço.

O que preciso para emitir nota fiscal MEI?

Você precisará da inscrição municipal para emitir NFS-e e do cadastramento na Secretaria da Fazenda Estadual para emitir NF-e.

Consulte a prefeitura ou um posto fiscal da Sefaz para conferir quais são os documentos necessários para as inscrições.

Como faço para cancelar uma nota fiscal já emitida?

O cancelamento de uma nota fiscal deve ser feito no mesmo sistema em que ela foi emitida.

Ao consultar as notas emitidas, a opção de cancelamento deve aparecer.

Algumas prefeituras ou secretarias têm prazos de cancelamento, então isso pode variar de região para região.

Caso não apareça a opção de cancelamento, recomendamos entrar em contato com o órgão responsável pela emissão (Prefeitura ou SEFAZ, dependendo da atividade).

Como faço para emitir cupom fiscal?

O Cupom Fiscal é um documento exclusivo para empresas que trabalham com venda direta ao consumidor final ou com entregas em domicílio.

Trata-se de uma nota exclusiva para operações dentro do município e que não exige dados do comprador.

A emissão todo o processo de habilitação de nota fiscal de comércio no estado, ter um equipamento SAT (que faz a transmissão da nota para a Secretaria da Fazenda) e uma impressora específica para emissão de cupom.

O propósito da Neon é criar caminhos por uma vida financeira melhor para todos os brasileiros. A educação financeira é um dos principais pilares para fazer isso acontecer, por isso estamos aqui para te acompanhar em sua jornada com as finanças.

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