O que é certificado digital, para que serve e por que vale a pena?

Você sabe o que é certificado digital e por que mais de 8 milhões de pessoas já têm um no Brasil?

Esse documento eletrônico serve como uma identidade digital com validade jurídica, de modo que você possa resolver qualquer burocracia e assinar qualquer documento pela internet, sem sair de casa.

Muitos empreendedores se deparam com a obrigatoriedade do certificado digital, que é exigido para alguns tipos de empresas que precisam emitir NF-e e acessar os sistemas fiscais e trabalhistas do governo.

Porém, mesmo quem não é obrigado a emitir está descobrindo as vantagens de ter sua identidade virtual, como assinar documentos pela internet, desburocratizar processos e se proteger de fraudes.

Quer entender para que serve o certificado digital e como emitir o seu?

Avance na leitura e descubra o que você tem a ganhar com esse documento!

O que é certificado digital?

O certificado digital é um documento eletrônico que serve como uma identidade digital para pessoas físicas e jurídicas.

Com ele, é possível fazer transações online e acessar sistemas com garantia de autenticidade, integridade e confidencialidade.

Na prática, funciona como um CPF ou CNPJ digital, que proporciona validade jurídica às operações realizadas pela internet e protege contra fraudes.

Esse documento eletrônico pode ser usado para autenticar transações comerciais e contratuais entre empresas, fornecedores, clientes e parceiros na internet, além de facilitar os trâmites burocráticos com o governo (especialmente com o Fisco).

Ou seja: é uma maneira prática e segura de desburocratizar processos e resolver tudo pela internet, economizando na papelada e nas idas ao cartório.

No Brasil, os certificados digitais estão disponíveis desde 2001, quando foi criada a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil), que viabiliza a emissão dos documentos para a identificação virtual do cidadão.

Em 2022, foram emitidos mais de 8 milhões de certificados digitais, de acordo com dados do governo publicados no Valor Econômico.

Essa consolidação se deve à ampliação dos serviços públicos virtuais no país e indica que os empreendedores estão digitalizando cada vez mais seus processos.

Para que serve o certificado digital?

O certificado digital tem diversas funções para pessoas físicas e jurídicas, como acessar serviços públicos, conectar com órgãos do governo e autenticar contratos e transações.

Com um certificado digital, você pode:

• Assinar e enviar documentos pela internet;
• Emitir passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
• Emitir nota fiscal eletrônica;
• Realizar transações bancárias;
• Assinar a nota fiscal eletrônica (NF-e), conhecimentos de transporte eletrônico (CT-e) e Manifesto do Destinatário;
• Declarar e consultar o Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF);
• Assinar escriturações contábeis e fiscais;
• Enviar declarações de imposto de renda à Receita Federal;
• Prestar informações no sistema eSOcial;
• Fazer login em ambientes restritos com total segurança.

Quem pode usar o certificado digital?

Qualquer pessoa ou empresa pode ter um certificado digital, que passa a ter a mesma validade do seu CPF ou CNPJ original — que deve estar regularizado.

No caso das empresas, o documento é obrigatório para a maioria das categorias de negócio, pois é exigido para emitir nota fiscal eletrônica (NF-e) e cumprir obrigações tributárias.

Os únicos empreendedores dispensados de ter um certificado digital são os microempreendedores individuais (MEI), que conseguem acessar os serviços do governo com códigos e senhas específicos.

Já as empresas com mais de três funcionários optantes pelo Simples também precisam do certificado digital para entregar suas informações trabalhistas (eSocial), previdenciárias (guias do FGTS) e fiscais pela internet.

Para empresas com 20 ou mais funcionários, o documento é exigido no envio de dados do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).

Porém, mesmo as organizações que não se encaixam nesses grupos, como os próprios MEI (Microempreendedores Individuais), costumam emitir o certificado digital para facilitar suas transações online e se proteger de fraudes.

Da mesma forma, pessoas físicas que querem agilizar o envio de contratos e documentos pela internet só têm a ganhar com uma assinatura digital própria.

Tipos de certificado digital

Para entender para que serve o certificado digital, é importante conhecer seus diferentes tipos (recursos) e versões (finalidades).

Em relação aos tipos, você pode escolher entre dois principais:

• Certificado A1: tem validade de 1 ano e pode ser instalado em várias máquinas simultaneamente, com possibilidade de acesso de qualquer lugar e dispositivo, além de ser integrado à NF-e e exigir a senha uma única vez;
• Certificado A3: tem validade entre 1 e 5 anos e é mais barato, mas exige um dispositivo móvel (cartão, token ou pendrive) ou armazenamento em nuvem e só pode ser usado em um computador por vez, além de exigir a senha em todos os acessos.

Já em relação às versões, estão são algumas disponíveis:

• e-CPF: é a versão eletrônica do CPF, que permite acessar serviços públicos virtuais como o eSOcial, e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) e Receitanet, entre outros sistemas e transações;
• e-CNPJ: é a versão eletrônica do CNPJ, que permite acessar os sistemas públicos como e-CAC, emissor de nota fiscal eletrônica e emissor do DAS (Documentos de Arrecadação do Simples Nacional), além de viabilizar o cadastro no INPI e assinaturas contratuais;
• NF-e: permite a emissão de notas fiscais eletrônicas, obtenção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), emissão de DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica), entre outros serviços fiscais.

Existem ainda produtos específicos como o e-Saúde, voltado a profissionais da saúde que precisam assinar prescrições médicas online, e o e-Jurídico, usado por advogados para realizar processos online.

Como obter seu certificado digital: passo a passo

Agora que você sabe para que serve o certificado digital e quais são as vantagens, é só seguir o passo a passo para obter o seu.

Acompanhe nosso guia rápido.

1. Escolha uma das Autoridades Certificadoras (ACs)

A ICP-Brasil atua como uma autoridade certificadora raiz (AC-Raiz) que credencia várias autoridades e prestadores de serviços pelo País.

Logo, você precisa escolher uma dessas autoridades certificadoras (públicas ou privadas) para obter seu certificado digital, a partir da lista divulgada pelo órgão.

Entre as mais populares estão a Serasa Experian, SERPRO e Certisign.

2. Selecione o certificado digital mais adequado

Ao pesquisar sobre as autoridades certificadoras, você vai encontrar várias opções de certificados digitais, com diferentes preços, formas de armazenamento e formas de pagamento.

Como vimos, são muitos tipos e versões disponíveis, e cabe a você escolher qual atende às suas necessidades.

Com o avanço do mercado, já é possível encontrar combos de e-CPF e e-CNPJ, diversas opções de mídias criptográficas, opções de arquivo na nuvem, entre outras facilidades.

Em relação ao preço, varia conforme o tipo e validade do certificado digital.

Um e-CPF para celular com validade de 12 meses, por exemplo, custa cerca de R$ 150, enquanto um e-CNPJ de 36 meses chega facilmente aos R$ 400.

Em geral, os preços variam entre R$ 150 e R$ 300.

3. Providencie a documentação necessária

Para emitir seu certificado digital, você terá que apresentar a documentação exigida pelas autoridades certificadoras. Depois, as empresas agendam um atendimento que pode ser presencial ou virtual.  

Para pessoa física, costumam solicitar os seguintes documentos:

• Carteira de identidade;
• Carteira Nacional de Habilitação;
• Passaporte;
• Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Comprovante de Endereço em nome do titular;
• Documentos opcionais como PIS, PASEP e Título de Eleitor (apenas se o solicitante desejar).

Para pessoa jurídica, os documentos exigidos são:

• Documento de constituição, que pode ser o estatuto, contrato social ou requerimento de empresário (no caso do MEI);
• Alterações contratuais, se houver;
• Cartão do CNPJ emitido um dia antes da validação presencial;
• Documentação dos representantes legais.

4. Adquira o certificado e agende a validação

O próximo passo é preencher seus dados no site da autoridade certificadora e fazer o pagamento do certificado digital. Depois, será necessário agendar uma validação presencial ou virtual.

Nesse atendimento, a empresa poderá validar sua identidade e emitir o certificado, seja presencialmente em um dos postos oferecidos ou por videoconferência — geralmente, é exigido cadastro biométrico da CNH para fazer o processo online.

Na validação, você deverá apresentar toda a documentação, cadastrar dados biométricos e assinar alguns termos.

5. Aguarde a entrega do seu certificado

Após a validação, seu certificado será emitido em algumas horas ou dias, dependendo do tipo escolhido e da empresa responsável.

No caso do certificado A1, você receberá um link de emissão via e-mail para baixar seu arquivo.

Se for um certificado do tipo A3 com mídia criptográfica (cartão/token), você deverá retirar o dispositivo no local da validação.

Como instalar certificado digital?

O processo de instalação varia conforme o certificado digital adquirido e seu formato.

Para o certificado A1, os passos costumam ser:

• Verifique se o certificado é compatível com seu sistema operacional;
• Acesse o link fornecido para a instalação;
• Baixe o programa, descompacte o arquivo e abra o aplicativo de instalação;
• Insira seu protocolo e a senha cadastrada, dados que são fornecidos no momento da sua validação presencial ou virtual;
• Confirme as informações do seu certificado;
• Clique em “Instalar” para finalizar o processo;
• Pronto: seu certificado digital foi instalado e ficará disponível automaticamente em seu navegador.

Já para o A3, o processo depende do dispositivo utilizado para armazenamento do certificado.

Se for um certificado na nuvem, por exemplo, é só baixar um aplicativo indicado pela empresa e instalar no seu computador ou celular. 

Caso seja um token ou cartão, basta conectar o dispositivo ou digitar os dados contidos na mídia utilizando o link fornecido pela empresa.

Depois, os passos de configuração são muito semelhantes aos do certificado digital A1.

O MEI precisa de certificado digital?

Não, o MEI não é obrigado a ter um certificado digital, pois ele pode usar senhas e códigos específicos para acessar os serviços públicos de que necessita.

Se você está se perguntando se para emitir nota fiscal o MEI precisa de certificado digital, saiba que não é necessário, uma vez que é possível utilizar o emissor do estado ou da prefeitura com acesso via senha. 

No entanto, o certificado pode agilizar muito a rotina do microempreendedor e facilitar o acesso aos sistemas do governo.

Com esse recurso, é possível acessar portais da Receita Federal, enviar mais facilmente dados de um colaborador e assinar documentos digitais, por exemplo.

Qual é o certificado digital para MEI?

O MEI pode utilizar o e-CNPJ para ter acesso mais amplo aos serviços públicos.

No entanto, já existem versões de certificados digitais feitas especialmente para as necessidades do microempreendedor individual e com um preço mais baixo.

Com o chamado “e-MEI”, o empreendedor ganha acesso a todos os serviços da Receita Federal e pode assinar contratos digitalmente.

Dessa maneira, o MEI pode ter sua identidade digital por um preço mais acessível.

Como fazer o certificado digital MEI?

Os passos para adquirir o certificado digital MEI são os mesmos de todos os certificados que já detalhamos anteriormente.

A diferença é que, depois de escolher seu certificado, você deverá apresentar a seguinte documentação para validação:

• Documento de identificação da pessoa física (RG, CNH, etc.);
• Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Certificado de Condição do Microempreendedor Individual — CCMEI, impresso até 30 dias antes da data do atendimento.

Afinal: vale a pena ter um certificado digital?

Mesmo que você não esteja na lista de obrigatoriedade do certificado digital, o documento pode valer muito a pena — principalmente para empresas.

Basta pensar nas horas perdidas com deslocamentos, impressão de documentos, filas de cartórios e repartições públicas para entender por que a identidade digital otimiza seu tempo e aumenta a produtividade.

Outro ponto é que qualquer empresa ganha mais credibilidade nas suas transações via internet quando tem um certificado digital, que transmite confiança aos clientes e parceiros.

Além disso, no cálculo final, o preço do certificado pode ser menor que os custos e horas de trabalho perdidas com a burocracia.

É a mesma lógica da conta digital: você se livra das filas e da papelada dos bancos tradicionais e pode resolver todas as transações online, a qualquer hora e lugar.

Com a tendência da digitalização, você só tem a ganhar com essas soluções online que simplificam sua vida e a gestão do seu negócio.

Entendeu tudo sobre o certificado digital? Então, aproveite e escolha a melhor identidade digital para as suas necessidades.

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