A rotina de departamento pessoal envolve um grande número de atividades diferentes e pode facilmente se tornar caótica.
As consequências do mau gerenciamento no setor incluem problemas organizacionais, com impactos gravíssimos nos procedimentos e fluxos regulatórios.
Por isso, a rotina planejada é importante para elevar a produtividade dos colaboradores, promover maior qualidade de trabalho e também assegurar a regularidade trabalhista da empresa.
Quer um passo a passo para criar uma boa rotina de departamento pessoal?
Leia este artigo até o final e confira dicas indispensáveis!
O que é rotina de departamento pessoal?
A rotina de departamento pessoal consiste no cronograma de atividades desempenhadas pelo setor de Recursos Humanos para assegurar a regularidade jurídica, trabalhista e fiscal das empresas.
Por lidar com um volume enorme de informações, o departamento normalmente estabelece uma lista organizada das atividades diárias e seus respectivos responsáveis.
Vale dizer que, dependendo do porte e ramo de atuação da empresa, as funções do departamento pessoal podem ser extremamente complexas.
Quais são as principais rotinas do departamento pessoal?
Veja algumas das principais atividades desempenhadas pelo departamento pessoal:
- Admissão de funcionários, desde as entrevistas, elaboração de contratos de trabalho, registro em sistemas internos e treinamentos de onboarding
- Gestão de afastamentos e licenças de todos os tipos, para garantir o recebimento dos benefícios trabalhistas corretos
- Realização de rescisões e desligamentos, incluindo a elaboração da documentação legal e cálculo das verbas rescisórias
- Férias e licenças dos funcionários, abrangendo a emissão dos documentos e o pagamento dos valores adequados
- Controle e fechamento do registro de ponto, de maneira a monitorar a jornada de trabalho dos funcionários, conforme o previsto pelas leis trabalhistas
- Fechamento do holerite, contemplando o cálculo do salário, benefícios, horas extras e demais remunerações
- Gestão de benefícios corporativos, como a entrega dos cartões do convênio médico e aprovação de consultorias
- Administração de treinamentos, principalmente os essenciais à progressão de carreira.
Além disso, o departamento pessoal também monitora se as leis trabalhistas estão sendo respeitadas em toda a empresa.
Planejamento e organização de rotinas de departamento pessoal
São muitas as atividades rotineiras do departamento pessoal, não é mesmo?
Em se tratando de assuntos tão sérios como contratações e demissões, todo cuidado é pouco.
Ainda mais se considerarmos que muitas empresas adotam a rotatividade de funções como hábito no setor de RH.
A boa notícia é que existem inúmeras ferramentas que possibilitam a organização e planejamento da rotina.
É possível usar desde recursos mais simples e gratuitos, como checklists no Trello, até softwares avançadíssimos de ERP.
O que é checklist de rotinas no departamento pessoal?
O checklist de rotinas é o documento que inclui a sequência de atividades obrigatórias para determinado assunto.
No caso do departamento pessoal, essa lista inclui todas as tarefas e subtarefas vinculadas às inúmeras categorias de gestão de funcionários.
Por exemplo, se a empresa trabalha com o benefício de consultoria para colaboradores com problemas financeiros, pode-se incluir na lista de atividades a realização de treinamentos e solicitação de feedback dos funcionários.
O template dos checklists pode ser oficializado em procedimentos padrões do setor, de maneira a evitar variações entre os colaboradores.
Como melhorar a rotina do departamento pessoal?
Trabalhar com inúmeros documentos, controles, arquivos e gestão de pessoas não é tão simples.
Por isso, já que o departamento pessoal exige tantas demandas, é preciso cuidado redobrado.
Confira a seguir dicas práticas para simplificar o trabalho do departamento.
Use uma ferramenta de gestão
Existem diversas ferramentas que permitem automatizar processos, reduzir ações desnecessárias e melhorar resultados.
Mesmo que esse tipo de sistema demande um custo, ele é compensado de forma rápida.
Afinal, os profissionais poderão conduzir outras tarefas simultâneas e garantir maior produtividade ao setor.
Entre os softwares mais populares para essa área estão o Convenia, Oracle Human Resources, Sabesim e outros.
Atualize os processos
Um erro muito frequente entre as empresas é estabelecer processos permanentes, sem revisões periódicas.
Identificar que algo pode ser melhorado é melhor do que corrigir erros quando já é tarde demais.
Desse modo, vale a pena dedicar esforços para revisar os fluxos internos e ver se existem oportunidades de otimização do trabalho.
Defina metas
Apesar de metas serem algo comumente associado às áreas de produção, a rotina de departamento pessoal também precisa ter seus objetivos bem claros e definidos.
Por exemplo, ao determinar o foco na organização de documentos e o respectivo prazo, a equipe consegue trabalhar de maneira mais assertiva.
Vale ressaltar que a empresa evita a desmotivação dos colaboradores por conta da falta de direcionamento.
Entenda a legislação
O departamento pessoal está diretamente relacionado ao cumprimento das leis trabalhistas, sendo responsável pelos pagamentos, controle das férias, concessão de benefícios corporativos, etc.
Por isso, é essencial contar com uma equipe jurídica que possa treinar corretamente os colaboradores do departamento pessoal.
Essa ação evitará os principais erros e problemas que poderão ser gerados. Caso haja alguma dúvida, é preferível solicitar orientação a um advogado especialista no assunto.
Como visto, a rotina de departamento pessoal é essencial para o funcionamento da empresa.
Organize as atividades de sua equipe e garanta bons resultados para a empresa!
Gostou das nossas dicas de como organizar a rotina do departamento pessoal?
Aproveite e leia também: “Bem-estar financeiro de colaboradores: qual o papel do RH?”
