O 5W2H é uma ferramenta simples e prática, sendo por isso bastante usada no contexto do desenvolvimento de projetos.
Estamos falando de uma metodologia mundialmente conhecida, que serve para dar clareza ao planejamento das ações definidas para a concretização de um objetivo determinado.
E diga-se de passagem: o aumento do nível de assertividade simboliza ganho de tempo e dinheiro para as empresas, embora seja possível aplicar o método também para fins pessoais.
Neste guia, você vai entender melhor o que é a ferramenta 5W2H e o significado da sigla, além de conferir exemplos e um passo a passo para colocar em prática.
Quer saber onde e como usar? É só continuar lendo!
O que é 5W2H?
O 5W2H é uma metodologia de planejamento usada para organizar tarefas e projetos, proporcionando clareza sobre as ações necessárias, prazos e responsabilidades, facilitando a execução eficiente e o acompanhamento dos resultados.
Em termos gerais, é um checklist de perguntas que devem ser feitas para estruturar todas as etapas do planejamento e aumentar as chances de sucesso.
O termo “5W2H” é um acrônimo. Cada uma das letras representa, em inglês, um critério a ser analisado:
- What: o que fazer
- Why: por que fazer
- Where: onde fazer
- When: quando fazer
- Who: por quem será feito
- How: como será feito
- How much: quanto vai custar.
A ferramenta, criada no Japão no setor automotivo, pode ser usada por qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento de atuação.
Também é alternativa para planejar objetivos pessoais, organizar tarefas e melhorar a gestão do tempo.
A verdade é que a sua flexibilidade permite aplicar a metodologia em qualquer contexto, facilitando a execução e o acompanhamento de metas.
Para que serve o 5W2H?
A ferramenta 5W2H serve para organizar e planejar ações de forma clara e eficiente, garantindo que todas as etapas de um projeto ou tarefa sejam detalhadas.
Ele ajuda a identificar o que precisa ser feito, por quem, como e em que prazo, além de estabelecer o motivo e os recursos necessários.
Isso facilita a execução, o acompanhamento e o ajuste das atividades, proporcionando mais controle e previsibilidade.
Também evita o desperdício de tempo e dinheiro, dependendo do contexto, o que aconteceria ao se dedicar a ações que não vão contribuir com os objetivos propostos.
Ao responder cada uma das perguntas propostas pela metodologia, é possível identificar falhas e otimizar a execução das atividades.
Além disso, determinar prazos e responsabilidades facilita a entrega organizada das tarefas, mantendo um melhor controle sobre o andamento do projeto.
Como lembramos antes, sua simplicidade e objetividade tornam a ferramenta útil tanto em ambientes empresariais quanto pessoais, melhorando a gestão de tempo, recursos e responsabilidades.
Como aplicar o 5W2H no seu negócio?
Já sabemos o quão útil o 5W2H pode ser, mas e na hora de colocar em prática?
Primeiro, tenha em mente que não são necessários softwares, equipamentos ou grandes investimentos.
Você só precisa de uma planilha.
Dica: uma planilha no Google Drive é ideal porque permite armazenamento em nuvem, e você não corre o risco de perder as informações, além de poder compartilhar o documento com toda a equipe.
Nesse documento, você vai criar sete colunas, uma para cada letra. Então, ao lado de cada uma, colocar as respostas para as suas respectivas perguntas.
Então, será o momento de cumprir cada etapa do checklist.
Para ajudar, confira abaixo o que cada letra representa:
1. What: o que fazer?
A pergunta inicial, no primeiro W, é simples: o que será feito?
Aqui a ideia é descrever o que é o projeto em si para ter um ponto de partida.
2. Why: por que fazer?
A pergunta seguinte traduz o objetivo do projeto, ou seja, a sua razão de existência.
Defina quais são as razões que tornam o projeto necessário — elas servem como um direcionamento para as fases seguintes.
3. Where: onde fazer?
Nesta etapa, é preciso definir o local onde o projeto será realizado e, portanto, onde surtirá efeitos.
Pode ser uma rede social da empresa, caso o projeto seja uma campanha de marketing.
Ou pode ser o salão de eventos, se a ideia for realizar uma confraternização, por exemplo.
4. When: quando fazer?
Aqui o objetivo é estipular a data de início do projeto e o seu prazo final.
Quanto mais detalhado for o cronograma, melhor. Por isso, a ideia é definir as etapas de execução do projeto e o prazo para cada uma delas.
Dessa forma, fica mais fácil controlar o desempenho da equipe e o estágio em que se encontra o projeto.
5. Who: por quem será feito?
Outro passo essencial é definir responsabilidades para cada atividade do plano de ação.
É a hora de delegar tarefas e analisar quais integrantes farão atividades em conjunto.
Organizar essas informações visualmente por meio de um fluxo de trabalho é útil para que cada integrante da equipe saiba quais são suas responsabilidades.
Que tal aprender como usar o Trello para otimizar a gestão dos seus projetos?
6. How: como será feito?
Nesta etapa, é preciso definir como o plano de ação ou projeto será executado.
Em outras palavras, é como ele será aplicado na prática.
A ideia aqui é criar um planejamento detalhado e estipular métodos e ferramentas que serão usados nos processos.
Essa etapa é essencial porque serve como um guia de execução do projeto.
7. How much: quanto vai custar?
Por fim, é necessário verificar os custos para o projeto e elaborar um orçamento.
Organizar as finanças é necessário para que não fique sem recursos no meio do projeto e não tenha que cancelá-lo de surpresa por falta de dinheiro.
E aí, viu como é uma ferramenta simples de aplicar na prática?
Para projetos mais complexos, você também pode utilizar o 5W2H junto com outros recursos de gestão de projetos, como o Diagrama de Ishikawa ou mapas mentais.
Exemplos do 5W2H em ação
Se você ficou com dúvidas, não se preocupe: para explicar melhor como o 5W2H funciona, listamos alguns exemplos práticos.
Confira!
1. Contratação de um vendedor
Imagine que você tenha que contratar um novo profissional para integrar a equipe de vendas da empresa depois da saída de um colaborador.
Seguindo o passo a passo da ferramenta, nesse cenário hipotético, ela ficaria assim:
O que fazer
Contratar um vendedor com experiência no mercado.
Por que fazer
Para aumentar as vendas da equipe em 10%.
Onde fazer
Na matriz da empresa.
Quando fazer
O prazo de contratação é de dois meses. Mas o primeiro filtro de candidatos deve acontecer em, no máximo, um mês.
Por quem será feito
O processo de recrutamento e seleção será feito pelo diretor do departamento de Recursos Humanos e por um psicólogo com foco em processos seletivos.
Como será feito
A vaga será divulgada nas redes sociais da empresa, que selecionará os 20 melhores currículos recebidos por e-mail.
Depois, será feita uma dinâmica em grupo para selecionar os 10 melhores candidatos.
E aí serão feitas entrevistas individuais para recrutar o melhor vendedor para a empresa.
Quanto vai custar
O custo total do processo é equivalente a 40 horas de trabalho de cada profissional envolvido.
2. Campanha de marketing
Agora imagine que o seu desafio seja liderar uma campanha de marketing para atrair pessoas para um curso realizado anualmente pela empresa.
De maneira resumida, ficaria assim:
O que fazer
Campanha de marketing para atrair participantes ao curso da empresa.
Por que fazer
Para atrair leads para a empresa e aumentar o número de inscritos.
Onde fazer
Nas redes sociais da empresa (Facebook e Instagram) e por meio de uma landing page.
Quando fazer
O prazo para lançamento da campanha é dois meses antes do curso.
Por quem será feito
Por todos os integrantes da equipe de marketing.
Como será feito
Será realizado um brainstorming para definir ideias para a campanha.
Depois, a equipe será dividida em três grupos, conforme as seguintes atividades: artes da campanha, textos e divulgação de materiais.
Quanto vai custar
O equivalente a 80 horas de trabalho de cada integrante da equipe.
3. Planejamento de viagem de férias
Trazendo a aplicação da ferramenta para o âmbito pessoal, aqui está um exemplo de uso para planejar uma viagem de férias.
O que fazer
Planejar uma viagem de férias de uma semana.
Por que fazer
Para descansar, relaxar e explorar um novo destino.
Onde fazer
A viagem será para uma cidade costeira no Brasil.
Quando fazer
A viagem será realizada em janeiro, durante as férias do trabalho.
Por quem será feito
O planejamento será feito por mim, com a ajuda de um amigo que conhece o destino.
Como será feito
Pesquisar passagens, hospedagem e passeios online, fazer reservas e montar um roteiro detalhado.
Quanto vai custar
O custo estimado é de R$ 5.000 para passagens, hospedagem e alimentação.
Vantagens do 5W2H
Agora que você já sabe como a ferramenta 5W2H pode ser aplicada na prática, é hora de descobrir os benefícios que ela promove.
Confira!
Aumento do nível de assertividade dos projetos
Uma das principais vantagens é que, ao aplicar o 5W2H, é possível criar um plano de ação mais eficiente para o projeto, sem deixar pontas soltas.
Quanto mais detalhado for o planejamento de metas, maiores serão as chances de o projeto ter sucesso.
Identificação de erros e problemas
O uso do 5W2H permite que sejam identificados possíveis erros e problemas no projeto.
Ou seja, é possível antever os fatores que podem dar errado e corrigi-los antes que surjam no processo.
Em termos práticos, isso representa um ganho significativo de tempo e a otimização dos recursos da empresa.
Ganho de produtividade e cumprimento de prazos
O 5W2H funciona como um mapa que orienta a equipe na execução do projeto.
Com todas as tarefas, prazos e responsáveis definidos no plano de ação, a produtividade naturalmente aumenta.
Afinal, todos os integrantes da equipe já sabem o que devem fazer, quando devem fazer e até quando devem entregar as tarefas.
Facilidade de aplicação
Um diferencial do 5W2H é a sua simplicidade na aplicação, sobretudo em comparação com outras ferramentas de gestão de projetos.
O mais difícil, na prática, é chegar às conclusões para cada pergunta e criar a estratégia para o projeto.
Custo reduzido
Por fim, vale destacar que a ferramenta pode ser aplicada sem envolver recursos financeiros.
E convenhamos: esse é um fator que pesa bastante na escolha pelos métodos usados.
Você não precisa baixar um software, por exemplo, para colocá-la em prática.
Basta criar uma tabela simples e preencher todos os requisitos.
Quando usar o 5W2H?
Basicamente, o 5W2H pode ser usado em qualquer circunstância que demande um planejamento de ações.
Isso vale tanto para pequenas atividades cotidianas, como organização de eventos, quanto para projetos complexos, como o desenvolvimento de produtos.
São momentos em que é preciso maior clareza e controle sobre as atividades, ajudando na tomada de decisões, no acompanhamento de progresso e na resolução de problemas.
Vale recorrer a essa ferramenta sempre que houver necessidade de planejar, organizar ou estruturar uma ação ou projeto, seja em contextos empresariais ou pessoais.
Afinal, ela é útil para garantir que todos os aspectos de uma tarefa sejam considerados, se mostrando ideal para melhorar a eficiência em qualquer tipo de planejamento.
Leia também como organizar as rotinas administrativas.
Conheça outras ferramentas de plano de ação
A depender da complexidade dos projetos, pode ser necessário integrar mais de uma ferramenta gerencial.
Veja alguns dos recursos mais utilizados:
- Análise SWOT: planejamento de decisões levando em consideração a análise de forças, fraquezas, oportunidades e ameaças identificadas no projeto;
- Diagrama de Ishikawa: o “diagrama espinha de peixe” facilita a identificação da causa de problemas;
- Sistema Kanban: gerenciamento visual das atividades do projeto, organizando-as por status de realização;
- Matriz RACI: identificação das responsabilidades de cada membro da equipe dentro do projeto;
- Ciclo PDCA: ciclo de melhoria contínua baseado nas etapas de planejamento, execução, verificação e ação.
