A distribuição organizada das tarefas é uma das principais vantagens da Matriz RACI, já que as atividades são designadas considerando tipos distintos de responsabilidades.
Simples e tradicional, essa ferramenta de gestão de projetos evita mal-entendidos e retrabalhos no cotidiano corporativo, auxiliando muito na produtividade das empresas.
A seguir, explicamos tudo sobre a Matriz RACI: o que é, como montar e exemplos práticos.
Venha com a gente!
O que é matriz RACI?
Matriz RACI é uma ferramenta de atribuição de tarefas, muito utilizada no contexto de gestão de projetos.
Estamos falando de um recurso simples e prático que reduz falhas de comunicação, conflitos internos e entregas de baixa qualidade.
Cada letra do termo “RACI” faz referência aos 4 tipos de funções atribuídas aos colaboradores no planejamento das atividades:
- R (Responsible for doing): responsável pelas ações
- A (Accountable for decisions): aprovador das decisões
- C (Consulted before decision): colaborador consultado antes das decisões
- I (Informed before decision): colaborador informado antes das decisões.
Existem várias formas de organizar a delegação de tarefas pela estrutura RACI.
No entanto, o uso mais tradicional é a construção de matrizes, que permitem a visualização mais ordenada das responsabilidades.
São necessários poucos passos para construir a matriz, o que faz toda a diferença para a tomada de decisões em momentos emergenciais.
Continue lendo para saber como ordenar as tarefas!
Como fazer a matriz RACI?
Em primeiro lugar, é preciso escolher uma plataforma adequada.
Em geral, ferramentas compartilháveis, como o Google Planilhas, são mais práticas e permitem que diversos colaboradores editem as informações simultaneamente.
A segunda etapa é montar a estrutura da matriz considerando as quatro categorias de atribuição.
Geralmente, cada coluna fica destinada a um colaborador, ao passo que cada linha contém uma atividade do projeto.
As iniciais R, A, C ou I são marcadas nas células correspondentes, determinando o tipo de responsabilidade que os funcionários têm em relação às tarefas.
Para ficar mais fácil de montar sua matriz RACI, confira abaixo as características de cada uma das funções.
Responsável
O responsável é o colaborador ou equipe que deve executar diretamente a tarefa em questão.
Por exemplo, se considerarmos uma atividade de elaboração de relatório, o responsável será o funcionário encarregado de escrever o documento.
Aprovador
Por sua vez, o aprovador é o funcionário ou grupo de pessoas com autoridade final de aprovação do trabalho realizado.
Levando em consideração o mesmo exemplo anterior, o aprovador da atividade “entrega de relatório” é o supervisor que avalia se o documento atende aos padrões necessários.
Consultor
O terceiro nível de responsabilidade da matriz RACI é o “consultor”. Como o próprio nome sugere, sua função é contribuir com conhecimentos técnicos e teóricos que auxiliem o responsável a executar a tarefa.
No caso da “entrega de relatório”, o consultor pode ser um analista sênior que ajuda o responsável da atividade a interpretar os resultados para incluir no documento.
Colaborador Informado
Por fim, o colaborador informado é aquele que deve estar a par da finalização das atividades do cronograma.
Normalmente, essa é uma maneira de estabelecer vínculos de precedência entre atividades.
Em outras palavras, o colaborador designado como “Informado” recebe a notificação da conclusão da “entrega de relatório”, indicando que a atividade pela qual é responsável já pode ser iniciada.
Achou confuso?
Não se preocupe: montamos uma planilha completa para você ver como funciona.
Exemplo de matriz RACI preenchida
Vamos imaginar um cronograma de projeto que envolva 4 atividades para os próximos dias.
Veja só como podemos montar uma Matriz RACI para evitar atrasos nas entregas.
| Atividade | Colaborador A (analista júnior) | Colaborador B(analista sênior) | Colaborador C(supervisor) | Colaborador D(analista júnior) |
| Testar amostras | R | C | A | I |
| Entregar relatório | R | C | A | I |
| Decidir se novo fornecedor será aprovado | I | R | A | I |
| Cadastrar material no sistema | I | I | A | R |
Perceba que as atividades não precisam ter colaboradores com todas as responsabilidades. Afinal, o objetivo é tornar a distribuição das tarefas mais fácil e prática, sem etapas desnecessárias.
A montagem da matriz pode ser feita, por exemplo, em uma das reuniões de sprint ou de outras metodologias ágeis.
Leia também: O que é metodologia ágil? Como funciona?
Para que serve a matriz RACI?
Como vimos, a matriz RACI tem como objetivo organizar a atribuição de tarefas de forma prática.
Como resultado, as equipes de trabalho elevam sua produtividade e qualidade das entregas.
Veja outras maneiras em que a matriz RACI pode auxiliar sua empresa:
- Melhora a comunicação interna
- Facilita a manutenção das entregas dentro do prazo estimado pelo cronograma;
- Reduz erros e consequentes retrabalhos.
- Permite o rastreio do histórico das atividades e os respectivos colaboradores envolvidos.
Em um ambiente corporativo cada vez mais dinâmico e competitivo, a matriz RACI não apenas melhora a eficiência dos projetos, mas também contribui para a criação de ambientes de trabalho menos tensos e conflitantes.
E manter um bom clima organizacional na empresa é indispensável para promover o bem-estar e engajamento dos funcionários.
Existem também outras formas de reduzir o estresse dos colaboradores e promover a união das equipes.
Por exemplo, elaborar políticas de benefícios corporativos diferenciados que de fato facilitem a vida dos colaboradores.
Dentro do contexto de inovação dos serviços oferecidos, as grandes empresas têm optado por incluir benefícios de aconselhamento financeiro da Neon para seus funcionários.
Funciona assim: os funcionários agendam sessões com especialistas que os ajudarão a montar um planejamento financeiro adequado.
Dessa forma, o trabalhador consegue se organizar para quitar as dívidas e juntar dinheiro.
Como resultado, a empresa estará investindo no bem-estar financeiro e qualidade de vida dos seus funcionários.
A longo prazo, esse benefício impacta positivamente na retenção de talentos, redução das taxas de turnover e aumento da produtividade corporativa.
O cuidado com a rotina de seus trabalhadores começa com ferramentas úteis como a matriz RACI e envolve medidas mais elaboradas, como a otimização dos benefícios corporativos.
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