Contar com processos organizacionais bem definidos é uma necessidade para empresas de qualquer segmento.
Com eles, é possível melhorar o desempenho dos funcionários, reduzir custos e buscar cada vez mais formas de inovar em um mercado competitivo.
Empresas que ignoram ou não valorizam esse conceito acabam sendo menos produtivas que seus concorrentes, e por isso enfrentam dificuldades no gerenciamento.
É algo que você não quer no seu dia a dia, certo?
Para ajudar, preparamos um artigo completo com a definição de processos organizacionais, suas vantagens e as melhores práticas para implementar na empresa.
O que são processos organizacionais?
Processos organizacionais são atividades estruturadas e sequenciais que empresas utilizam para alcançar objetivos específicos, envolvendo planejamento, execução, monitoramento e melhoria contínua de rotinas e operações internas.
Em outras palavras, é o conjunto de tarefas necessário para que o negócio funcione de acordo com a sua atividade-fim, atendendo às necessidades dos clientes.
Nesse contexto, as entradas são os insumos, ou seja, os recursos necessários para a operação.
Pode ser o maquinário e a matéria-prima para a fabricação de algum item ou outros recursos, como computadores e até mesmo informações usadas como base para prestar algum serviço.
Já as saídas são aquilo que é entregue ao cliente final, podendo ser um produto ou a prestação de um serviço.
Para que essa transição de entradas e saídas aconteça, toda empresa tem uma série de tarefas interligadas entre si, que são os processos organizacionais.
Lembrando que uma estrutura organizacional eficiente facilita a definição de responsabilidades e fluxos de trabalho claros.
Isso, por sua vez, otimiza o desempenho dos funcionários, promove a comunicação eficaz e alinha os objetivos individuais aos objetivos da empresa, resultando em uma força de trabalho mais motivada e produtiva.
Quais são os processos organizacionais?
Os processos organizacionais dependem das características de cada organização.
Porém, seja qual for o porte ou segmento do negócio, é possível dividir esse conceito em três tipos.
Conheça agora cada um deles.
Processos primários
Os processos primários são aqueles com relação direta com bem ou serviço entregue pela empresa.
Por isso, variam bastante de acordo com o nicho do negócio.
Por exemplo, os processos organizacionais primários de uma indústria são relacionados à fabricação de peças e itens.
Já os de um negócio do ramo de alimentação são as tarefas de preparar e servir refeições.
Processos de apoio ou suporte
Os processos de apoio ou de suporte não têm relação direta com o público externo, mas são integrados aos primários.
Portanto, eles servem como um pilar para auxiliar nas tarefas ligadas diretamente à realização dos produtos ou serviços.
O setor de Recursos Humanos (RH) realiza processos de apoio, pois atua diretamente junto aos funcionários e não atuam na elaboração do bem ou serviço final.
Também podemos citar os setores de marketing e contabilidade.
Processos gerenciais
Os processos gerenciais são responsáveis por monitorar o desempenho de diversos setores da empresa para buscar mais eficiência.
Por isso, eles podem estar conectados aos outros dois tipos de processos organizacionais.
Alguns exemplos são a gestão de desempenho por meio da análise de indicadores e a realização de uma auditoria para analisar os processos da empresa.
Diagnóstico organizacional: o que é, tipos, etapas e como fazer.
Qual o objetivo dos processos organizacionais?
O objetivo dos processos organizacionais é garantir a operação da empresa de acordo com sua atividade-fim, seja ela a produção ou revenda de produtos ou a prestação de serviços.
Por meio deles, todas as tarefas são bem definidas e se comunicam entre si.
Imagine se você gerencia uma empresa que vende produtos pela internet.
Com processos organizacionais definidos, o número de itens disponíveis vai sendo controlado para que os gestores saibam o momento certo de repor o estoque.
Assim, é possível garantir que esse item não vai ficar em falta e também não vai ficar sobrando em grande volume.
Portanto, a falta de processos organizacionais bem definidos pode levar à desorganização do negócio, o que acaba fazendo com que os gestores percam dinheiro.
Por outro lado, apostar nesses processos pode ajudar de várias formas, como vamos mostrar a seguir.
Vantagens da gestão de processos organizacionais
Confira agora alguns motivos pelos quais toda empresa precisa se dedicar aos processos organizacionais.
Mais produtividade
Ao adotar processo organizacionais, a empresa define uma maneira padronizada de realizar suas tarefas.
Assim, ainda que mudem os funcionários envolvidos, a atividade é exatamente a mesma.
Dessa forma, os colaboradores não precisam pensar em uma maneira de trabalhar, pois já existe um padrão estabelecido, o que agiliza o fluxo de trabalho e evita erros.
Menos gastos
Quando uma empresa tem processos desorganizados, é comum haver desperdício de várias formas.
Por exemplo: se uma empresa deixa de automatizar algum processo, perde tempo precioso com tarefas manuais. Já uma fábrica pode desperdiçar materiais se não adotar as melhores práticas.
Investir em processos organizacionais é uma forma de evitar esse tipo de situação, o que ajuda a reduzir várias despesas.
Setores integrados
Com processos organizacionais, diferentes setores podem se comunicar para otimizar as rotinas e evitar falhas na comunicação.
Se uma loja precisa aceitar a devolução de um produto, por exemplo, esse processo envolve o financeiro, o controle de estoque e o atendimento ao cliente.
Com processos bem definidos, fica mais fácil integrar todos eles.
Gestão estratégica
O ganho em eficiência proporcionado pelos processos organizacionais libera os colaboradores de realizarem várias tarefas manuais.
Assim, eles podem se dedicar a atividades mais estratégicas, que envolvem o planejamento de ações que podem trazer bons resultados para a companhia.
Saiba o que é 5W2H e como aplicar esse plano de ação.
Como melhorar os processos da organização
Existem várias práticas que podem melhorar os processos organizacionais de uma empresa.
Conheça agora as mais decisivas.
Avalie o desempenho das lideranças
Os líderes das equipes exercem um papel fundamental nos processos organizacionais, pois são eles quem definem a atuação nos departamentos.
Além de avaliar os resultados dos times, também é importante realizar pesquisas internas com os próprios colaboradores.
Assim, os gestores do negócio poderão saber o nível de eficiência de cada equipe e obter feedbacks valiosos.
Tenha um plano de comunicação interna
É importante que toda a empresa esteja em sintonia e, para isso, a comunicação interna é essencial.
Ações como o envio de informativos periódicos e a criação de uma rede social corporativa podem ajudar os colaboradores a conhecerem o funcionamento da organização.
Além disso, a empresa deve ter também um manual que esclareça a todos os funcionários a missão, os valores e as diretrizes do negócio.
Entenda a importância e como desenvolver uma cultura organizacional.
Automatize processos
O uso de ferramentas de automatização é muito importante para os processos organizacionais.
Além de ajudarem a integrar diferentes setores, esses softwares reduzem erros e melhoram a produtividade ao eliminar a necessidade de tarefas repetitivas.
O principal deles é o ERP (Enterprise Resource Planning, sistema de gestão empresarial em português), capaz de conectar todos os setores de uma organização.
Mas existem também várias outras ferramentas.
Por exemplo: um setor de RH pode usar sistemas para gerenciar carreiras e automatizar o registro da folha-ponto.
Aposte na satisfação interna
Não se pode ignorar que o clima organizacional também tem uma relação direta com os processos organizacionais.
A empresa que conta com colaboradores satisfeitos ganha eficiência no cumprimento de várias tarefas.
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