Folha de pagamento: o que é, descontos e como calcular

Você sabe como calcular a folha de pagamento da empresa? Entenda como funciona esse documento que registra a remuneração de funcionários.
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Pessoa digitando em calculadora com uma mão e escrevendo em papel com outra

Você sabe o que é a folha de pagamento e como esse documento é usado para calcular salários? 

Todo mês, os funcionários com carteira assinada recebem esse demonstrativo com todas as remunerações recebidas, descontos aplicados e detalhes de pagamento – talvez você conheça esse documento como holerite ou contracheque

Neste artigo, vamos explicar como funciona a folha de pagamento, quais são os descontos e como calcular o salário líquido.

Continue lendo e tire todas as suas dúvidas sobre esse importante tema trabalhista.

O que é folha de pagamento?

Folha de pagamento é um documento que registra todas as informações sobre a remuneração dos funcionários de uma empresa.

Por lei, todas as empresas que contratam colaboradores no regime CLT são obrigadas a elaborar e calcular a folha, enviando uma cópia para o funcionário e mantendo vias do demonstrativo de pagamento arquivadas.

Essa tarefa fica a cargo do Departamento Pessoal (DP), que funciona em conjunto com a área de Recursos Humanos (RH).

Assim, se você trabalha com carteira assinada, deve receber todo mês o holerite com diversas informações sobre seus ganhos, que são chamados de proventos, e também sobre os descontos realizados sobre a remuneração.

Estas são as informações que não podem faltar na folha de pagamento dos funcionários:

  • Identificação do funcionário;
  • Dados da empresa;
  • Cargo e função;
  • Número de dias trabalhador;
  • Valor do salário bruto (sem descontos) e líquido (com descontos);
  • Descontos obrigatórios por lei, como INSS e Imposto de Renda, e outros descontos aplicados pela empresa, como o vale-transporte e vale-alimentação;
  • Forma de pagamento;
  • Data de pagamento;
  • Informações sobre o tipo de contrato e cobertura do INSS (ex.: segurado empregado, trabalhador avulso, empregado temporário, etc.).

Como funciona o desconto do INSS na folha de pagamento?

O desconto do INSS é uma contribuição obrigatória para a Previdência Social com valor proporcional ao da remuneração do funcionário, seguindo a tabela abaixo, vigente em 2023:

FaixaSalário mensalAlíquota
1Até R$ 1.3207,5%
2De R$ 1.320,01 até R$ 2.571,299%
3De R$ 2.571,30 até R$ 3.856,9412%
4De R$ 3.856,95 até R$ 7.507,4914%

Essa contribuição tem como objetivo financiar o INSS para garantir benefícios como aposentadoria, auxílio-doença, pensão por morte, etc.

Demais descontos na folha de pagamento

O INSS e o Imposto de Renda são os únicos descontos obrigatórios por lei na folha de pagamento.

Além deles, existem outros valores que podem ser descontados de forma opcional pelo empregador.

Um dos principais é o vale-transporte, que permite um desconto de até 6% do salário do funcionário referente aos custos com o deslocamento até o trabalho.

Lembrando que o FGTS não é descontado do salário e sim depositado à parte pelo empregador (8% do salário bruto), sem que o colaborador tenha que desembolsar da própria remuneração.

Além disso, por lei, a empresa pode descontar atrasos e faltas, de acordo com as regras estabelecidas pelo RH.

Outros descontos que podem ser aplicados ao salário bruto na folha de pagamento são:

  • Desconto de até 20% de vale-refeição ou vale-alimentação;
  • Desconto de até 30% referente ao plano de saúde, caso a empresa ofereça esse benefício aos seus funcionários e opte pela cobrança;
  • Descontos referentes a demais benefícios oferecidos, como previdência privada corporativa, creche, cursos, vale-cultura, convênios com estabelecimentos e serviços de assinatura, etc.

Como calcular folha de pagamento?

Calcular a folha de pagamento significa, basicamente, somar todas as remunerações existentes, como gratificações e comissões e, em seguida, efetuar todos os descontos sobre o salário bruto.

Assim, o Departamento Pessoal chega ao valor do salário líquido, que é a quantia real que o colaborador recebe em sua conta-salário.

Para calcular a folha de pagamento, é preciso partir do valor do salário bruto (salário-base) e seguir os passos abaixo:

  • Antes de tudo, desconte o INSS de acordo com a tabela vigente e o valor do salário bruto + outros proventos como horas extras e comissões;
  • Em seguida, sobre o valor restante, aplique a alíquota correspondente do Imposto de Renda, que é isento para quem ganha até R$ 2.112 ao mês (acima desse valor, as alíquotas vão de 7,5% até 27,5%);
  • Aplique os demais descontos, como vale-transporte, vale-alimentação, atrasos e faltas, previdência privada, etc.;
  • O valor restante é o salário líquido que o colaborador deve receber.

O que é a desoneração da folha de pagamento?

A desoneração da folha de pagamento é um regime especial de tributação criado em 2011 que permite reduzir a contribuição ao INSS de determinadas empresas.

Com essa iniciativa, diversos segmentos têm a opção de pagar alíquotas de 1% a 4,5% sobre a receita bruta, em vez de 20% sobre a folha de salários — ou escolher o que for mais vantajoso do ponto de vista financeiro.

As empresas que podem optar por esse benefício são aquelas que empregam um grande contingente de trabalhadores, como nos setores comunicação, indústria têxtil, construção civil, etc.

A desoneração da folha foi prorrogada até 2027, após a aprovação do PL 334/2023, do senador Efraim Filho (União-PB), em junho de 2023.

Como funciona o empréstimo consignado na folha de pagamento?

O empréstimo consignado na folha de pagamento é uma modalidade de crédito em que as parcelas são descontadas diretamente do holerite do funcionário ou pensionista do INSS.

A grande vantagem desse tipo de empréstimo é que ele apresenta juros mais baixos, menos burocracia na contratação e condições mais vantajosas, uma vez que o risco de inadimplência é muito menor para a instituição financeira.

Hoje, funcionários públicos, pensionistas do INSS e colaboradores de empresas privadas conveniadas a instituições financeiras podem solicitar empréstimos consignados em folha.

A principal regra para obter esse crédito é respeitar o limite de margem consignável de 35% da remuneração recebida.

Ficou claro o que é folha de pagamento e como calcular? Aproveite e veja nossas dicas de como organizar o salário!

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