A transformação digital que vem ocorrendo em diversos setores também chegou ao departamento pessoal, e agora o holerite online tornou-se uma realidade em muitas empresas brasileiras.
Embora a adesão à versão digital do documento tenha crescido, o recurso é relativamente novo e ainda gera algumas dúvidas entre empresários, gestores e funcionários de RH e DP.
Se você faz parte desse grupo que ainda não se convenceu de que o holerite digital é capaz de oferecer muitas vantagens em relação ao de papel, leia este artigo até o final.
Aqui você ficará por dentro de todos os benefícios do holerite online e descobrirá como introduzi-lo na sua empresa.
Boa leitura!
O que é holerite online?
Holerite online é a versão digital do demonstrativo de pagamento, também conhecido como contracheque.
Assim como o holerite impresso, o digital serve para comprovar que o trabalhador recebeu o salário.
Embora seja uma prestação de contas por parte do empregador e sirva como comprovante de renda para o empregado atestar sua capacidade de arcar com obrigações financeiras, o holerite também é conveniente por outras razões.
Para o trabalhador, por exemplo, ter o holerite é essencial para conhecer o valor bruto e líquido do seu salário e identificar todos os adicionais e descontos que influenciam na remuneração final.
Para a empresa, o holerite é uma ferramenta importante de gestão financeira que permite um controle eficiente da folha de pagamento e dos demais valores a serem recolhidos.
Quais as vantagens do holerite online?
No tópico anterior, esclarecemos as serventias do holerite, que se aplicam tanto ao holerite online quanto ao impresso.
Agora, é hora de destacarmos as vantagens exclusivas da versão digital.
Vamos nessa?
Para a empresa
Adotar o holerite digital na sua empresa é uma estratégia que impacta não só na rotina operacional do departamento pessoal, mas também nos demais processos corporativos e até mesmo na imagem e reputação da organização.
Anote aí:
Redução de erro humano
Um dos aspectos mais importantes em relação à tecnologia é que ela elimina a necessidade de tarefas operacionais e, com isso, reduz drasticamente o risco de erro humano.
No caso do holerite online, esse benefício é bastante perceptível, uma vez que a ferramenta pode simplificar os cálculos da folha de pagamento.
Dessa forma, as chances de uma falha por displicência dos profissionais é quase nula.
Economia de gastos com papel
Ao disponibilizar a versão digital do holerite, a sua empresa diminui os gastos com a impressão do documento.
Além dos custos com papel, também há redução de despesas com outros itens associados à viabilização do formato físico, como tinta de impressora e manutenção do equipamento.
Para se ter uma ideia do quanto é possível economizar com a digitalização do documento, vale observar o caso do governo do Estado de São Paulo, que lançou em 2019 o programa SP Sem Papel, a fim de renovar a forma de produzir e gerir documentos.
Após 90 dias da implementação do sistema nas principais secretarias, o governo de SP constatou uma economia de 99,4%.
A produção do volume de documentos gerados no período custaria aos cofres públicos R$ 198.000 se fossem feitos em meio físico, mas, com a digitalização, foram gastos apenas R$ 1.089.
Menos impacto ao meio ambiente
Embora o plástico seja considerado o grande vilão do meio ambiente, o papel também provoca muitos efeitos nocivos à natureza.
Abolir o papel é um passo importante para a preservação do meio ambiente e, ao mesmo tempo, é vantajoso para as empresas que praticam tal ação.
Afinal, organizações sustentáveis são bem vistas pelo mercado.
Não acredita? Bem, segundo uma pesquisa (em inglês) da Union Webster de 2017, 87% da população brasileira prefere comprar produtos e utilizar serviços de empresas sustentáveis.
Integração com outros sistemas
Outro aspecto bastante positivo do holerite online é que, dependendo da plataforma escolhida para a disponibilização do formato eletrônico, é possível fazer a integração com outros softwares.
Com isso, a empresa consegue otimizar processos relacionados à disponibilização dos holetires e unificar dados de ferramentas distintas, podendo gerar relatórios mais estratégicos a partir dessas informações.
Facilidade no armazenamento
Todo mundo sabe que para armazenar documentos físicos é preciso de espaço. Mas esse não é o único requisito para manter registros impressos.
Se a pretensão é preservá-los, por exemplo, deve-se investir também em materiais apropriados para a proteção dos arquivos e na limpeza frequente para não danificá-los.
Fora isso, armazenar documentos físicos exige uma rigorosa organização, além do descarte que deve ser feito de tempos em tempos. É um processo que demanda muito esforço, concorda?
Já o armazenamento digital é muito mais simples. Fica tudo na nuvem e, para acessar os documentos, basta ter um dispositivo conectado à internet.
Otimização das tarefas
Quando uma ferramenta se encarrega de executar um processo operacional, a equipe ganha tempo para se dedicar a outras atividades.
Por isso, uma vez instituído o holerite digital, os profissionais do departamento pessoal podem assumir tarefas mais estratégicas para a empresa.
Para o colaborador
Assim como a empresa conta com diversas vantagens ao instituir o holerite digital, o colaborador também desfruta de vários benefícios.
Veja só:
Acesso rápido e simples
Com o holerite online disponibilizado via plataforma, o próprio colaborador pode acessar o sistema e consultar o documento.
Ou seja, não precisa depender de um funcionário do departamento pessoal, tampouco esperar para receber o holerite.
Vale dizer ainda que, na plataforma, o colaborador tem acesso ao seu histórico, podendo consultar e visualizar documentos anteriores.
Consulta às informações atualizadas
Outro ponto bastante positivo para o colaborador que tem acesso à plataforma do holerite digital é contar com dados atualizados.
Sempre que algo interfere no cálculo do pagamento, como, por exemplo, um desconto ou adicional, o departamento pessoal pode lançar imediatamente no sistema.
Logo, no minuto em que as informações são atualizadas, elas ficam disponíveis para o colaborador.
É como se o funcionário acompanhasse em “tempo real” todas as inserções e modificações que o empregador faz no documento.
Segurança dos dados pessoais
Nos casos de holerite digital disponibilizados via plataforma online, o sistema permite fazer a gestão dos acessos.
Isto é, controlar e restringir as pessoas que podem acessar o documento.
Esta é uma maneira de garantir que todos os dados e as informações sejam armazenadas e geridas com segurança.
Além disso, ter o holerite digital elimina o risco de perda que existe em relação ao documento impresso.
Facilidade de compartilhamento
Como já mencionamos aqui, o holerite é um documento que serve para comprovar renda.
Ele é solicitado em diversas ocasiões, como, por exemplo, em contratos de aluguel, financiamentos e empréstimo pessoal.
Tendo a versão digital do holerite, fica muito mais fácil para o trabalhador obter os documentos requeridos e compartilhá-los com o solicitante.
Organização dos documentos
Quando o holerite é impresso, o colaborador precisa ter bastante zelo com o armazenamento do documento — o que nem sempre acontece.
Já com o holerite digital, fica muito mais simples deixar tudo organizado.
Afinal de contas, o próprio sistema mantém o histórico e facilita o acesso a esses documentos.
Como funciona o holerite online?
Entende-se por “online” estar conectado ou em funcionamento por meio da internet ou de uma rede de computadores.
Quando dizemos que o holerite é online significa que ele está disponível para acesso e interação por meio da internet.
No caso do holerite online, esse acesso pode se dar por dois meios: via sistema ou e-mail.
O primeiro é o mais comum.
Nessa configuração, o holerite online fica disponível em uma plataforma na nuvem que pode ser acessada em qualquer hora e lugar, através de um dispositivo conectado à internet.
Já o holerite disponibilizado por e-mail é quase que autoexplicativo.
Neste modelo, o colaborador recebe o arquivo em sua caixa eletrônica.
Vale destacar que há empresas que adotam os dois tipos de disponibilização do holerite digital.
O que precisa constar no holerite online?
Em relação às informações discriminadas no documento, o holerite online é similar ao holerite impresso.
É preciso conter:
Dados da empresa: nome, razão social, CNPJ e endereço.
Dados do colaborador: nome, cargo na empresa conforme registro em carteira de trabalho, CPF ou RG e número PIS.
Detalhes do salário: salário bruto, salário líquido, dias trabalhados, proventos (horas extras, bonificações, periculosidades, etc.) e descontos (atrasos, faltas, encargos de benefícios, contribuições, etc.).
O holerite pode ser apenas online?
Sim, a empresa pode optar apenas pela versão online do holerite.
Para que se tenha conhecimento, não há nada que discrimine o formato do holerite na legislação.
A lei exige apenas que as empresas forneçam demonstrativo de pagamento aos seus funcionários, conforme consta no artigo 464, da Consolidação das Leis do Trabalho:
Art. 464 — O pagamento do salário deverá ser efetuado contra recibo, assinado pelo empregado; em se tratando de analfabeto, mediante sua impressão digital, ou, não sendo esta possível, a seu rogo.
Parágrafo único. Terá força de recibo o comprovante de depósito em conta bancária, aberta para esse fim em nome de cada empregado, com o consentimento deste, em estabelecimento de crédito próximo ao local de trabalho. (Parágrafo incluído pela Lei nº 9.528, de 10.12.1997).
Como fazer holerite online para os colaboradores?
A essa altura, você já deve estar convencido dos benefícios do holerite digital, não é mesmo?
Caso esteja cogitando implementá-lo em sua empresa, saiba que o processo é relativamente simples.
O primeiro passo consiste em pesquisar as plataformas disponíveis no mercado.
Certifique-se de que as opções selecionadas são confiáveis e possuem as funcionalidades necessárias para atender aos seus objetivos.
Garanta ainda que o sistema permita a integração com outros softwares que você já utiliza no dia a dia da sua empresa.
Depois de escolher e implementar a plataforma do holerite digital, basta incluir as informações dos funcionários no sistema.
Tudo pronto?
Então, comunique seus funcionários sobre o novo recurso e forneça instruções a eles de como utilizá-lo.
Como consultar o holerite online?
A consulta ao holerite online depende da plataforma escolhida, afinal, cada sistema tem as suas particularidades.
A proposta é que os softwares de holerite online tenham uma interface amigável e intuitiva para que seja fácil usá-lo.
Para acessar a ferramenta, o colaborador precisa de um login e senha, que deverão ser fornecidos previamente.
Por que implementar um sistema de folha de pagamento online?
Nos tópicos anteriores, discorremos bastante sobre as vantagens do holerite online.
Você viu que ele é um recurso muito útil para os trabalhadores e que as empresas também podem se valer de vários benefícios.
Tudo o que facilita a rotina dos departamentos de RH e DP é válido, não é mesmo?
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