Ter um departamento pessoal organizado é essencial para qualquer empresa que almeja um negócio bem-sucedido.
Talvez você ainda não saiba, mas a atuação desse setor não se limita a manter a empresa em conformidade com a lei.
Neste artigo, você vai descobrir o que faz o departamento pessoal e a importância dessa área, além de ver recomendações importantes para organizar o setor na sua empresa.
Acompanhe até o final!
O que é departamento pessoal?
Departamento pessoal é o setor especializado nos trâmites administrativos que envolvem a gestão de funcionários de uma empresa.
Em outras palavras, é a área encarregada de cuidar da burocracia que existe diante de um vínculo empregatício.
Durante todo o ciclo de vida do funcionário na empresa, o DP atua para garantir que as obrigações legais sejam cumpridas e que o empregado tenha acesso aos seus direitos, como férias remuneradas, décimo terceiro salário e auxílio-transporte.
Qual a diferença entre RH e departamento pessoal?
Ao contrário do que possa parecer à primeira vista, departamento pessoal não é sinônimo de RH.
Ainda que as duas áreas estejam relacionadas à gestão dos funcionários de uma empresa, as atribuições de cada uma são distintas.
Enquanto o departamento pessoal dedica-se às atividades de cunho operacional e administrativo, o setor de Recursos Humanos (RH) tem uma atuação mais estratégica.
É uma área que preza pelo negócio e pelo bem-estar do seu capital humano.
Além de mediar a relação de trabalho entre as duas partes, o RH também institui políticas e procedimentos para direcionar o esforço de todos em prol do alcance dos objetivos e metas da organização.
É papel do RH recrutar talentos para compor a empresa, definir cargos e salários, promover o desenvolvimento pessoal e corporativo, acompanhar a produtividade da companhia e até mesmo cuidar da segurança, saúde e qualidade de vida dos trabalhadores.
Normalmente, o RH é uma área estruturada em diversos setores — dentre eles, o departamento pessoal.
Qual a importância do departamento pessoal para a empresa?
Até aqui, pela definição do que é departamento pessoal, fica fácil identificar um dos principais papéis do setor, que é o cumprimento das obrigações legais.
As leis trabalhistas, representadas na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), determinam alguns deveres e direitos que precisam ser respeitados.
A empresa contratante deve fazer o registro do trabalhador em carteira de trabalho e fornecer auxílio-transporte, férias remuneradas, décimo terceiro salário, licença-maternidade e paternidade, FGTS, seguro-desemprego, etc.
Tudo isso fica sob responsabilidade do departamento pessoal.
Garantir que a legislação seja cumprida é imprescindível por diversas razões.
Uma delas é evitar despesas com pagamentos decorrentes de indenização.
Para se ter ideia, de acordo com o último Relatório Geral da Justiça do Trabalho (referente ao ano de 2022), mais de R$ 39 bilhões foram pagos aos reclamantes pelas ações movidas nos tribunais trabalhistas.
Dependendo do valor envolvido na ação, a empresa responsável pelo descumprimento das leis e contratos pode sofrer um forte impacto na saúde financeira.
Ainda se tratando de finanças, vale mencionar que o departamento pessoal é essencial para manter o controle financeiro do negócio, uma vez que a área é encarregada pelo processamento e administração dos salários dos funcionários.
Em muitas empresas, principalmente do ramo de serviços, a folha de pagamento representa um percentual significativo em relação à receita.
Por se tratar de um dos principais custos operacionais, um deslize no controle dos salários pode colocar tudo a perder.
Somente por esses exemplos, deu para perceber que o departamento pessoal é vital para o bem-estar empresarial, não é mesmo?
Qual a estrutura de um departamento pessoal?
A estrutura do departamento pessoal pode variar de empresa para empresa.
Em geral, as organizações contam com os seguintes perfis no setor:
- Coordenador ou Gerente de DP: é o líder do time, responsável por orientar e supervisionar o trabalho de todos os integrantes da equipe
- Analista de DP: é um profissional de conhecimento aprofundado capaz de executar as atividades mais complexas da área. As responsabilidades designadas ao analista podem variar de acordo com o nível do profissional (júnior, pleno ou sênior)
- Assistente de DP: é quem dá suporte ao analista, assumindo tarefas mais simples no dia a dia
- Auxiliar de DP: é responsável por executar demandas mais operacionais, como, por exemplo, arquivar documentos
- Especialistas: são profissionais especializados em determinadas atividades. Um exemplo é o especialista em relações trabalhistas, que lida exclusivamente com as questões sindicais.
O que faz um departamento pessoal?
A essa altura, você já deve ter uma ideia das funções que o departamento pessoal executa, mas vale se aprofundar um pouco mais nas atividades do setor.
Confira a seguir:
Admissões e desligamentos
Quando um funcionário é contratado pela empresa, é função do departamento pessoal cuidar de todos os trâmites relacionados ao registro em carteira de trabalho.
Dessa forma, o DP é quem solicita e organiza todos os documentos necessários e o contrato de trabalho.
Assim como no processo de admissão, o de desligamento também fica a cargo do departamento pessoal.
No caso de demissão de um funcionário, o DP é quem faz o cálculo das verbas rescisórias e dá encaminhamento a todas as formalidades legais.
Apuração de ponto
Seguindo as leis trabalhistas, todo funcionário tem uma carga de trabalho estabelecida.
É papel do departamento pessoal acompanhar o cumprimento dessa jornada, controlando o horário de entrada e saída dos trabalhadores, bem como as horas extras e as faltas ou folgas.
Ao fazer isso, o departamento pessoal é capaz de avaliar se o descanso remunerado semanal está sendo cumprido e até mesmo identificar padrões de presença e ausência dos funcionários.
Controle de férias
Outra função do departamento pessoal é o controle de férias.
É o setor que recebe e registra as solicitações de férias feitas pelos funcionários, certificando-se de que o benefício pode ser gozado de acordo com o período aquisitivo.
Ainda sobre as férias, o departamento pessoal pode assumir uma tarefa de planejamento, no intuito de programar as saídas dos funcionários para que nenhuma área fique descoberta.
Também é função do DP fazer o cálculo e efetuar o pagamento das férias aos trabalhadores.
Concessão de benefícios
Alguns benefícios oferecidos aos trabalhadores são obrigatórios por lei, como vale-transporte, férias remuneradas e FGTS.
Já outros são opcionais, como seguro de vida, plano de saúde e odontológico, auxílio-creche e cartões flexíveis para usos diversos.
Os benefícios opcionais são chamados dessa forma pois são incentivos que a empresa escolhe dar aos seus funcionários.
Sejam eles obrigatórios ou opcionais, cabe ao departamento pessoal fazer a gestão desses benefícios, zelando sempre para que esses auxílios sejam procedentes e competitivos.
Gestão de folha de pagamento
A gestão de folha de pagamento é, sem dúvida, uma das principais atividades do DP.
É o setor quem faz o cálculo do salário, considerando todas as variáveis envolvidas, como horas extras, bônus, descontos relacionados aos benefícios, deduções fiscais, etc.
Além da apuração dos valores a serem pagos, o departamento pessoal também executa o processamento do pagamento e dos documentos que comprovam que o salário foi recebido pelo trabalhador.
Representação em questões sindicais
Também é responsabilidade do DP a representação em questões sindicais.
Dessa forma, o setor se envolve em negociação de acordos coletivos e na intermediação entre a empresa e o sindicato quando necessário.
Como organizar o departamento pessoal de uma organização?
Se a sua empresa ainda não possui um departamento pessoal ou precisa de uma reestruturação, é importante adotar algumas medidas para manter uma área organizada e eficiente.
São elas:
Identificar objetivos e necessidades
Uma das primeiras medidas a serem tomadas é identificar as razões pelas quais você deseja instituir ou reformular o departamento pessoal da sua organização.
A partir dos objetivos e necessidades bem esclarecidos e definidos, fica mais fácil reconhecer o que será preciso fazer, inclusive em relação aos profissionais que deverão ser contratados e as funções que o departamento deverá assumir.
Definir cargos e responsabilidades
Antes de se lançar ao mercado em busca de profissionais do setor, é importante ter em mente quais são os perfis que a sua empresa realmente precisa.
Nem sempre há a necessidade de montar uma área com o quadro completo, ou seja, desde o gerente até o auxiliar.
Você pode, por exemplo, começar com algumas pessoas-chave e, à medida que as demandas forem crescendo, contratar mais profissionais para expandir a área.
Estabelecer políticas e processos
Para que um departamento seja organizado, estabelecer políticas e processos é uma tarefa imprescindível.
São eles que vão guiar o modo de execução das atividades e garantir que exista um padrão a ser seguido na empresa.
Implementar sistemas e ferramentas
A tecnologia é uma grande aliada do departamento pessoal.
Há inúmeros softwares que facilitam e agilizam o trabalho das pessoas que fazem parte do setor.
Existem sistemas que ajudam na gestão das informações dos funcionários, outros que automatizam o cálculo de salários e variáveis e ferramentas para controle de ponto, dentre outras ferramentas.
Definir métricas de desempenho
Estabelecer critérios para avaliação de performance é fundamental para medir o andamento das atividades do departamento pessoal.
São esses indicadores que ajudarão a analisar o que está caminhando bem e observar pontos de melhoria e evolução.
Acompanhar as regulamentações
Manter-se em dia com as leis trabalhistas, regulamentações governamentais e quaisquer mudanças ou atualizações que possam afetar as práticas realizadas no departamento pessoal é substancial para um setor bem estruturado.
Estar informado sobre tudo o que acontece ou está prestes a acontecer deixa a empresa um passo à frente e evita surpresas desagradáveis.
Afinal de contas, como já tratamos aqui, descumprir as regulamentações pode custar muito caro para a organização.
Como o departamento pessoal pode melhorar o clima organizacional?
Para fechar este artigo, vamos abordar a relação entre o departamento pessoal e o clima organizacional.
Além de toda a importância do setor que já mencionamos ao longo deste artigo, tem mais uma que merece destaque: a influência na satisfação dos empregados.
Os benefícios, que ficam sob responsabilidade do departamento pessoal, são fundamentais para a promoção da qualidade de vida dos trabalhadores.
Funcionários contentes com as condições oferecidas pela empresa são mais motivados e produtivos.
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